Акт приема передачи трудовых книжек бланк

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт приема передачи трудовых книжек бланк». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника.

Единого, обязательного к применению, унифицированного образца акта приема-передачи трудовых книжек нет. Компании могут выбрать один из дух способов:

либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Содержание:

Акт приема-передачи трудовых книжек: образец, бланк и порядок заполнения

Установленной формы акта нет. К составлению документа имеются требования. В акте необходимо указать полное название организации, перечислить членов комиссии и внести дату и место его составления.

Внизу следует обобщить данные – сколько всего книжек и вкладышей. С примером можно ознакомиться и скачать здесь.

Данный документ может явиться весомым доказательством в ходе судебного разбирательства, если возникнут соответствующие обстоятельства.

В условиях, когда компания крупная и содержит много трудовых книжек, которые следует переместить, для проведения указанной процедуры необходимо сформировать специальную комиссию. В ее состав правомерно могут входить представители различных структурных подразделений фирмы, однако общее количество человек в обозначенном формировании не должно быть менее двух.

Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего в нее вносится вся основная информация о его трудовой деятельности. функция трудовых книжек заключается в отражении фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений либо взысканий.

Образец составления акта приема-передачи трудовых книжек

Акт о приеме-передаче трудовых книжек можно писать как на простом листе А4 формата, так и на фирменном бланке организации (наиболее приемлемый вариант, поскольку в этом случае в него сразу внесены реквизиты предприятия). Оформлять документ можно как в рукописном виде, так и в печатном – никакой разницы здесь нет.

На основании данных, указанных в трудовой, гражданину начисляется пенсия. В связи с этим учет и хранение трудовых должно происходить в соответствии с особыми требованиями, установленными «Правилами ведения и хранения трудовых» (далее – Правила).

Акт приема-передачи дел при увольнении руководителя организации является подтверждением того, что произошла передача-прием дел как уже свершившийся факт.

Данные в акт приема-передачи стоит вносить максимально внимательно и стараться не допускать в нем помарки и исправления. При необходимости откорректировать документ рядом с зачеркиванием следует поставить отметку «Исправленному верить».

Как оформлять акт приема-передачи трудовых книжек

Также акт приема и передачи должны подписать 2 сотрудника кадровой службы – тот, который его передает и получает. Работник, чья трудовая книга передается внутри одного предприятия, акт не подписывает.

Также в учреждении могут быть коллективный договор, ученические договоры (ст. 198-208 ТК РФ), договоры о полной индивидуальной материальной ответственности (ст.

Закон не предъявляет требований к акту, поэтому он составляется исходя из общих правил, применяемых к организации кадрового делопроизводства. В рамках конкретной фирмы руководством может быть утвержден локальный акт, содержащий образец (или форму) акта приема-передачи документации. В этом случае, при составлении акта, следует руководствоваться локальной документацией.

Формирование комиссии, ответственной за передачу дел. В комиссию входят руководство организации и ответственные за ведение кадрового документооборота лица, например, руководитель отдела кадров, бухгалтер, юрист, и т.д. Кроме того, в комиссию должно входить лицо, которому передается кадровая документация.
Проверка имеющихся в наличии кадровых документов, правильности их оформления, соблюдения порядка хранения. Этот этап позволяет не только оценить текущее состояние кадрового документооборота в организации, но и определить, какие шаги следует осуществить с целью приведения документации фирмы в порядок. Кроме того, если в фирме применяется программное обеспечение по организации оборота документов, проверка позволяет выявить правильность его применения.
Составление акта приема-передачи кадровых документов. В нем отражаются документы, которые передаются старым ответственным лицом новому.

Форму желательно зафиксировать в своей учетной политике, чтобы при возникновении похожей ситуации не создавать документ заново.

Одним из основных документов, обязательных к составлению (и последующему хранению в течение законодательно утвержденного срока) при реализации означенной процедуры, является акт приема-передачи трудовых книжек.

Акт приема-передачи трудовых книжек оформляется в печатном виде, как правило в единственном экземпляре.

В реальной жизни акт сдачи-приемки дел жизненно необходим для того, чтобы организация после увольнения сотрудника, занимающегося важными производственными вопросами, могла продолжать свою деятельность, не задаваясь проблемами поиска того или иного документа, дела, папки, особенно, если таковые давно утеряны.

прекращает работу в фирме должностное лицо, занимающееся управлением или имеющее доступ к финансам, налогам, печатям, наличным деньгам, чековой книжке, доверенностям и пр. важным делам и бумагам строгой отчетности (руководящие работники, бухгалтера, кассиры, начальники отделов, инспектор по кадрам и пр.);
уходит материально-ответственное лицо (кладовщик, мастер, начальник участка, цеха, производитель работ и т.п.).

Поскольку трудовые книжки являются ценными документами, лицо, которое уполномочено с ними работать, назначается соответствующим приказом или распоряжением уполномоченного органа. В качестве такого лица, как правило, выступает кадровый работник. В случаях, когда ответственное лицо меняется, например увольняется, оно обязано передать вверенные ему трудовые книжки вновь назначенному сотруднику.

Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

Любой работник организации может заболеть, уволиться или уйти в отпуск, и сотрудник кадровой службы не является исключением.

Основной задачей данного формирования является проверка фактического наличия всех трудовых книжек, которые числятся документально. Комиссия составляет особый акт приема-передачи от одного ответственного субъекта другому.

Так, бланк акта приема-передачи может содержать один и более листов, в зависимости от количества трудовых книжек на предприятии. Все листы акта необходимо связать крепкой нитью, после чего край загнуть и поверх приклеить бумагу, где будет отмечено количество листов, дата составления документа, а также подписи ответственных лиц за проведение процедуры.

Данным документом фиксируется факт получения трудовых книжек новым ответственным лицом. цель – засвидетельствовать перемещение документов.

Акт должен формироваться, если перемещается любое количество единиц трудовых книжек. Подобное может происходить в следующих обстоятельствах:

на предприятии сменяется ответственный субъект за сохранность трудовых книжек, а также за ведение учета рассматриваемых бумаг;
компания подвергается реорганизации. Предполагается, что предприятие выделяет новую отдельную структуру, либо происходит процесс поглощения или слияния фирм;
происходит процедура передачи части трудовых книжек в обособленное подразделение компании.

Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Особенности составления акта-приема передачи трудовых книжек

Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек. Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Обязательным для включения в подобный акт является лишь информация о передаваемых документах. Для этого следует указать в акте передачи трудовых книжек соответствующие реквизиты документов, позволяющие точно их идентифицировать, а также их общее количество.

Комиссия должна проверить правильность заполнения трудовых книжек, ведения журналов и книг учета. Только после проведения проверки, дела передаются новому работнику.

В графах указывается:

Ф.И.О. владельца.
Серия и номер документа.
Наличие вкладышей.
Примечания.

Акт приема-передачи трудовых книжек: скачать образец

Акт приема-передачи трудовых книжек должен составляться в организации каждый раз, когда меняется лицо, ответственное за их хранение.

Работодатель должен обеспечить сохранность этих документов. Поэтому необходима периодическая проверка трудовых книжек, особенно при смене лица, которое назначено ответственным за их ведение.

Осуществляя передачу трудовых, в данной таблице указываются сведения о документах (их номер и серию). Под таблицей указывается общее число документов одного вида. После заполнения акт заверяется лицом, сдавшем по данному документу книжки и лицом, принявшим их по данному акту.

Скачать заполненный образец акта можно ниже. А сейчас мы расскажем о порядке и правилах заполнения этого документа.

В верхней части листа необходимо указать наименование организации и название документа с порядковым номером. В строке ниже указывается дата и место составления акта. Это так называемая шапка документа.

Количество экземпляров акта не регламентировано, но лучше их оформить не менее трех: по одному экземпляру для каждой заинтересованной стороны и один экземпляр в делопроизводство компании.

Акт завершают подписи лиц, которые передают и принимают трудовые книжки, их должности и фамилии. Это могут быть члены специально созданной для этого комиссии.

Не стоит относиться к составлению акта легкомысленно, особенно со стороны принимающего сотрудника. Ведь в случае, если трудовые книжки не полностью заполнены, повреждены или что еще хуже — отсутствуют и это не указано в акте, вся ответственность в полной мере ляжет на работающего в настоящее время сотрудника.

Иначе говоря, любая передача книжек, за исключением временной выдачи на руки владельцу, должна быть оформлена актом.
Акт должен составляться комиссией, которая должна состоять из трех человек и более. Она назначается приказом организации.

Трудовая книга имеется у каждого, кто работает. Когда человек переводится в другую организацию, документ необходимо переправить. Для этого составляется акт приема-передачи. Как его оформить?

либо каждый раз писать акт в произвольном виде (что не очень удобно),
либо разработать шаблон документа, исходя из своего видения и потребностей, но в этом случае он должен быть утвержден в учетной политике организации.

Как составить акт приема-передачи трудовых книжек: образец заполнения

Согласно действующему законодательству, трудовая книжка содержит широкий спектр важной информации о трудовой деятельности работника и его стаже. Пока трудовой договор с сотрудником действителен, трудовая книжка должна храниться у работодателя.

Обязательным условием составления акта является указание ФИО и должность лица передающего документы, и ФИО и должность лица принимающего эти документы.

Важно отметить, что порядок составления этого документа, равно как и порядок передачи трудовой книжек, законодательством не предусмотрены. Следовательно, работодатель составляет акт приема-передачи трудовых книжек с учетом самостоятельно утвержденных правил.