Как начать служебную записку образец
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как начать служебную записку образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Тщательное изучение вопроса не всегда гарантирует положительный исход дела. Он зависит от множества факторов.
Это часть внутреннего документооборота, призванная решать текущие производственные ситуации наиболее эффективно.
Кроме того, записка является доказательством, что специалист обозначил ситуацию, которую необходимо разрешить. Путем составления данного документа признается неспособность работника самостоятельно справиться с проблемой и производится снятие с него ответственности за нее.
Содержание:
Как написать служебную записку
Главное правило, которого необходимо придерживаться при составлении, — краткость. В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.
Составленный документ следует зарегистрировать у секретаря предприятия как входящую корреспонденцию. После этого вы можете быть уверены в том, что директор получит служебную записку и ознакомится с ней лично.
Любая бизнес-деятельность нуждается в грамотно организованном документообороте. Он позволяет выстроить действенную систему коммуникации как между членами коллектива (то есть, по горизонтали), так и между вышестоящими и нижестоящими должностями (то есть, по вертикали). Для этого используются служебные записки. Персонал фирмы должен быть ознакомлен с локальными правилами оформления этих бумаг.
Строгой формы для составления нет, но несмотря на это, необходимо опираться на правила ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которым в бумаге должны присутствовать такие данные:
- шапка, где указывается Ф.И.О. и должность адресата в дательном падеже;
- наименование документа;
- дата написания и порядковый номер;
- описание ситуации, просьба;
- Ф.И.О. и должность составителя в именительном падеже, подпись с расшифровкой.
Таким образом, предназначение всякой служебной записки — это передача информации определенному адресату, и, как правило, любой образец служебной записки служит для побуждения адресата к каким-либо действиям.
В правом верхнем углу документа следует сначала обозначить адресата: кому она направляется (должность, полное наименование предприятия, фамилия, имя, отчество сотрудника).
Закон не предусматривает специальной формы составления данного документа. Тем не менее, есть некоторые правила, которые нужно учитывать при его оформлении.
Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще.
ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами.
При этом нужно не только грамотно изложить факты, но и правильно оформить документ. Его составление часто вызывает затруднения, особенно при отсутствии опыта. Но это не трудно сделать, если у вас перед глазами есть примеры. Именно поэтому мы подготовили образцы, ознакомившись с которыми вы сможете правильно оформить документ.
Важно, что в своей служебной записке специалист показывает себя в своем деле. Если работник с помощью документа ответственность за совершаемые действия перекладывает на другого человека или снимает с себя, не предлагая выхода из ситуации, то следует задуматься о профессиональных умениях и навыках данного специалиста. Может носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью.
Если она прервалась или остановилась, то организация работает неэффективно, а, значит, существует значительная возможность уменьшить прибыль, а, возможно, и увеличить убытки.
Важные особенности и формулировки
На законодательном уровне утвержденных требований к составлению образца служебной записки нет. Как мы уже успели обозначить, такой документ составляется в соответствии с внутренними правилами организации.
Служебная записка создается по вопросам деятельности, относящимся к компетенции структурного подразделения, и при этом не требуется обращение к вышестоящему руководству.
Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:
- о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
- об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
- об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
- о возражении в отношении его действий или намерений;
- об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
- о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.
Текст служебной записки начинают с освещения сложившейся ситуации, разъясняют какие причины и события послужили основанием для составления документа. В завершении излагается непосредственно просьба или перечисляются, по мнению автора, возможные действия. Состав обязательных элементов документа смотрите в приведенном примере служебной записки (будет ниже).
Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения.
Это необходимо для подписания договора поставки спортивного инвентаря, который необходим для подготовки к соревнованиям».
Если документ адресуется руководителю, надо составить его в двух экземплярах. Передав бумагу секретарю, желательно получить от него отметку о том, что служебная записка принята на рассмотрение. После этого остается только ждать ответа начальства.
Служебная записка используется, если сотруднику нужно обратиться к руководителю с просьбой о выделении денежных средств на рабочие нужды. В этом случае в документе излагаются факты производственной необходимости в приобретении материалов.
С целью экономии времени и бумаги, во многих компаниях принят электронный документооборот. Любая служебная записка может быть оформлена в электронном виде и отправлена на корпоративную почту. Сортировкой писем и пересылкой их по нужному адресу занимается секретарь.
Можно сказать, что это своего рода информационно-справочный документ, который призван облегчить взаимодействие сотрудников из разных подразделений друг с другом. Этот документ позволяет оперативно решать любые вопросы: хозяйственные, производственные, трудовые, правовые и т.д.
Можно ли вернуть страховку после погашения кредита?
В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.
Служебная записка – это документ, использующийся для информационного обмена между работниками. Она может быть внутренней (применяться только внутри организации) или внешней (отправляться в другие структуры).
Служебная записка – это своего рода способ общения между отделами, структурами или цехами. Обычно ее составляет работник или руководитель одного отдела на имя начальника другого отдела.
Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени.
Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.
Если на предприятии имеется возможность электронного документооборота, можно использовать электронный вариант служебной записки. Существенных отличий от бумажного эквивалента не имеется, поэтому в данном случае также можно использовать приведенный вариант.
Для лиц, имеющих детей (родных и подопечных), по закону предусмотрены специальные вычеты – уменьшение налоговой базы, облагаемой НДФЛ, на определенную величину, определяемую количеством детей, наличием у них инвалидности. Вычет полагается на каждого ребенка.
Инструкция: составляем служебную записку
Желательно регистрировать служебные записки (проставлять дату и порядковый номер), чтобы в случае необходимости иметь возможность сослаться на конкретный документ. Если в организации не внедрена система электронного документооборота, то для упрощения процесса поступают так. Можно для этой цели не заводить никакого дополнительного журнала.
Целью служебной записки является уведомление какого-либо должностного лица о существующей проблеме, внесение предложений по ее разрешению или согласованию намеченных действий.
Если такого бланка нет или необходимо разработать правила его составления, можно опираться на рекомендации ГОСТа (например, раздел 4 «Реквизиты документа» ГОСТ 7.0.97-2016) и общую сложившуюся практику делопроизводства.
Служебная записка на списание ТМЦ — это заявление ответственного работника о том, что конкретные материальные ценности предприятия пришли в негодность и их необходимо списать. Рассказываем, как подготовить подобный документ.
Как оформить служебную записку
Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.
Также она является доказательством того, что специалист, обнаруживший проблему в рабочем процессе, не пустил ситуацию на самотек, а оповестил о ней свое руководство, чтобы оно приняло оперативное решение. То есть не бездействовал.
После написания служебную записку необходимо зарегистрировать в журнале учета внутренних документов, чтобы ее следы не затерялись в потоке документооборота.
Основное правило, которого надо придерживаться при составлении служебной записки – краткость. Важно четко изложить суть вопроса и оптимальные пути его решения. Обычно текст занимает не более 6-7 строк.
Документы в организации, законченные делопроизводством, помещаются в архив на разные сроки хранения в зависимости от их вида и типа.
Начальник отдела Т.Ф.