Сроки хранения типовых документов устанавливаются
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Сроки хранения типовых документов устанавливаются». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для составления графика отпусков предусмотрена унифицированная форма N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).
Организации — источники комплектования архива делятся на две группы: источники комплектования полного приема и источники комплектования выборочного приема.
Источниками комплектования выборочного приема являются отдельные организации из числа определенного вида, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, выделенные по ряду признаков, от которых в этот архив непосредственно поступают все или части документальных комплексов. Выборочный прием предусматривает две основные формы: повидовую и групповую.
Содержание:
Экономические, научные, культурные и иные связи
Срок хранения документов, отражающих специфику нотариальной деятельности, установлен в Примерной номенклатуре дел по согласованию с Центральной экспертной комиссией Министерства юстиции Российской Федерации, Федеральной нотариальной палатой и Центральной экспертно-проверочной комиссией при Федеральном архивном агентстве.
Документы, подписанные электронной цифровой подписью, составление и выставление которых предусмотрено Порядком (совместно с применявшимся для формирования ЭЦП указанных документов сертификатом ключа подписи)Внимание!
К передаче в архив подготовьте законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу. Подготовьте их к передаче в архив после окончания календарного года, в котором они были заведены. Оформите дела и опишите (п. 4.19 Правил хранения документов и п. 3.6.3 Правил работы архивов).
Порядок хранения документов регулирует Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ (далее — Закон № 125-ФЗ). Он обязывает компании хранить архивные документы, в том числе по личному составу (ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ). Закон дает следующие определения этим понятиям (п. 2 и 3 ч. 1 ст. 3 Закона № 125-ФЗ).
Положения об управлении бухгалтерского учета и отчетности относятся к документам, формируемым как дела постоянного хранения, которые подлежат передаче в архив организации.
Учредительные документы, документы по регистрации, реорганизации и ликвидации
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.
В организации отдельные исполненные документы имеют ограничительный гриф «Для служебного пользования».
При ограничении для налога на прибыли затрат по контролируемой задолженности, у организации нередко возникает вопрос: надо ли ограничивать отрицательные курсовые разницы, приходящиеся на эти затраты.
Тем более, что в новом Перечне фактически подтверждена ценность основных категорий типовых управленческих документов, выраженная в сроках их хранения.
Приказом ТПП РФ от 25.08.2014 N 66 и п. 3.9 Положения о порядке выдачи актов экспертизы для целей осуществления закупок для обеспечения государственных и муниципальных нужд, утв.
Начальник отдела косвенного налогообложения управления информационно-разъяснительной работы ИМНС по г.
Для работников, направленных в командировки в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности — 75 л.
Ранее данный срок составлял 5 лет. Новшеством также является то, что, если налоговыми органами проверка не проводилась, данные приказы наниматель обязан хранить 10 лет.
В течение какого срока необходимо хранить докладные записки к приказам о премировании и установлении надбавок, доплат?
Срок хранения дела оформляется со ссылкой на соответствующую статью перечня вместе с заголовком дела на той же бумажной карточке (в таблице Excel или в базе данных), с помощью которой ведется разработка номенклатуры дел.
В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Конкретный заголовок дела разработчик номенклатуры дел должен соотнести с категорией и видом документа по перечню и сделать профессиональное заключение о сроке его хранения с учетом условий, определенных перечнем.
В графе N 3 Перечня указаны сроки хранения документов на бумажных и электронных носителях, исчисление которых производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.
Бухгалтерским и налоговым законодательством РФ, а также законодательством РФ о страховых взносах установлены общие сроки хранения документов. Их несоблюдение может как привести к штрафным санкциям, которые установлены КоАП РФ, так и поспособствовать наложению штрафа за нарушения налогового законодательства и законодательства о страховых взносах в государственные внебюджетные фонды.
Сроки хранения считайте с 1 января года, который следует за годом окончания их делопроизводства (ч. 2 ст. 21.1 Закона № 125-ФЗ). Но эти сроки не применяйте к кадровым документам, в отношении которых перечнями из приказов Минкультуры установлены другие сроки (табл. ниже). Это следует из пункта 4 статьи 22.1 Закона № 125-ФЗ.
Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.
Акт (сводный по организации, составленный на основании актов, полученных из структурных подразделений) должен быть подписан лицом, проводившим экспертизу ценности документов (в организации это обычно служба делопроизводства, в составе которой находится архив, или лицо, ответственное за архив), рассмотрен на заседании экспертной комиссии и одобрен ею.
Номенклатура дел – сводный перечень наименований документов делопроизводства в организации, с указанием сроков их хранения. Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации. Сроки хранения документов по номенклатуре дел определяет архивное законодательство.
Сроки хранения отдельных видов документов
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.
Организации применяют указанные в Перечне сроки хранения документов (графа №3) по-разному. Временные сроки хранения применяются всеми организациями.
В процессе деятельности каждой организации создаются кадровые документы, такие как, например, приказы, ведутся различные табели, книги, журналы. Для них установлены различные сроки хранения. Рассмотрим, какие изменения произошли в данных сроках.
Документы, имеющие разные сроки хранения, в одно дело не группируются, т.е. документы постоянного и временного сроков хранения должны быть сформированы в разные дела.
В дело включается только один экземпляр документа, т.е. дополнительные экземпляры, а также проекты и черновики документа (за исключением особо ценных) в дело вместе с подлинником не помещаются, как не формируются в дело и документы, требующие возврата.
Сроки хранения архивных документов определены Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень типовых управленческих архивных документов).
Например: «12-08-дсп «Документы о работе организаций машиностроительного комплекса» (сведения, отчеты, поручения). Том № 4″.
Договоры о полной индивидуальной материальной ответственности и договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности. Согласно ст. 244 ТК РФ работодатель имеет право заключать такие договоры с определенными категориями работников с целью возмещения последними вероятного ущерба в полном размере.
Свидетельства, сертификаты на право собственности
Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).
В разделе II положения № 03-33/пс приводятся сроки хранения документов акционерных обществ. Так, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров (наблюдательного совета) общества, бюллетени для голосования, доверенности (копии доверенностей) на участие в общем собрании акционеров, заключения ревизионной комиссии (ревизора) общества хранятся постоянно.
Если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива и ее действующая номенклатура дел уже была согласована ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архива, то, возможно, потребуется «внеочередное» согласование пересматриваемой номенклатуры дел с ЭПК.
Сроки хранения кадровых документов, связанных с приёмом, перемещением (переводом), увольнением работников, указаны в подразделе 8.1 перечня № 558 (поз. 648-695). Так, личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учёту кадров, анкеты, аттестационные листы и др.) руководителей организации хранятся постоянно, личные дела работников — 75 лет (поз. 656).
Уставы, положения, договоры (соглашения) об учреждении международных организаций (объединений), участником которых является организация.
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Перечень сроков хранения, Учет и уничтожение документов, дело, договор
Документы о порядке востребования имущества хранятся 15 лет после вынесения окончательного судебного решения (поз. 426 перечня № 558). Отсчёт срока начинается с 1 января 2014 года. Соответственно, судебное решение организации надлежит хранить до 31 декабря 2028 года.
Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации.