Где должны храниться учредительные документы
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Где должны храниться учредительные документы». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для того, чтобы узнать в какой налоговой инспекции стоит на учете Ваша фирма следует заглянуть в действующее (!) Свидетельство о постановке на учет и уточнить КПП (Код причины постановки на учет). Не ИНН (Идентификационный номер налогоплательщика), а именно КПП, так как ИНН содержит в своем коде указание на номер территориальной налоговой инспекции, к которой фирма относилась в момент регистрации.
Начальной датой отсчета для определения срока хранения бухгалтерской документации считается 1 января того года, который следует за периодом ее составления/принятия к учету (приказ Росархива от 20.12.2019 № 237).
Применяемые на предприятии правила хранения бухгалтерской документации в соответствии с действующим законодательством следует прописать в отдельном локальном акте. Для таких целей подойдет положение об архивировании документов.
Содержание:
Хранение документов: правила, сроки и способы
Любое предприятие в ходе своей деятельности на том или ином этапе функционирования сталкивается с необходимостью внести какие-либо изменения в учредительные документы.
Для того чтобы внести какие либо изменения важно оформить их надлежащим образом и правильно хранить все учредительные документы.
Процедура уничтожения документов проводится в организации ежегодно либо в порядке, установленном руководителем компании. Министерство финансов РФ определяет утилизацию документов как рекомендацию, а не обязанность фирмы.
Оригинал и копия трудовой книжки хранится в организации до тех пор, пока бывший работник не запросит ее обратно. Максимальный срок хранения составляет 50 лет. Согласно новому законодательству, если человек был оформлен в компании до 2003 года, то книжка может храниться до 75 лет.
И все прочие манипуляции с юридическими лицами зачастую предусматривают предъявление такого документа.
Какие документы и как предоставляет своим участникам ООО?
Электронные документы должны быть заверены цифровой подписью — об этом говорится в письме Министерства финансов от 22.08.2012 № 03-02-07/1-202. Но в случае поступления требования о предоставлении такой документации в печатной форме от проверяющего, она должна быть распечатана налогоплательщиком и заверена по всем правилам.
Получать информацию их бухгалтерской отчетности и протоколов заседаний дирекции могут только те участники общества, во владении которых находятся акции в общем объеме не менее 25%. Регистрация ПАО Несмотря на всю свою прозрачность, именно публичное общество сегодня вызывает множество вопросов со стороны крупных предпринимателей. Как открыть ПАО?
Что касается регистрационных документов, то их вы можете запрашивать в ФНС. Заявление на восстановление или выдачу дубликата пишется отдельно для каждого документа. Госпошлина составляет триста рублей.
Где можно заверить подлинность копий учредительных документов?
При хранении учредительных документов необходимо не только обеспечить своевременный доступ всем лицам, имеющим разрешение для ознакомления с такой информацией, но организовать их хранении так, чтобы оно было безопасным.
Пользуясь вышеприведенным списком, всегда можно проверить, все ли документы имеются в наличии. Также это позволит понять, какие из них только предстоит получить. Опытные предприниматели отмечают, что следует даже завести для себя папку официальных документов индивидуального предпринимателя.
Что же касается акционеров, то в ст. 11 Федерального закона «Об акционерных обществах» предусмотрено, что по требованию акционера общество обязано в разумные сроки предоставить ему возможность ознакомиться с уставом общества, включая изменения и дополнения к нему, а также предоставить акционеру по его требованию копию действующего устава общества.
Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.
С обратной стороны организация готовит справку и доверенность, которая гарантирует свою компетентность. Также организация должна оплатить госпошлину, затем готовит подписанный запрос с квитанцией для получения устава.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.
В данной статье рассматриваются вопросы, связанные с хранением и оформлением подлинников учредительных документов обществ с ограниченной ответственностью и акционерных обществ, составляющих подавляющее большинство хозяйствующих субъектов на территории Российской Федерации.
Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.
Гражданский кодекс РФ устанавливает, что участники хозяйственного товарищества или общества вправе получать информацию о деятельности товарищества или общества и знакомиться с его бухгалтерскими книгами и иной документацией в установленном учредительными документами порядке.
Наиболее частым вариантом обеспечения сохранности бумаг в организации является создание собственного архива.
Где хранятся документы после ликвидации организации?
Вся документация подвержена уничтожению, когда установленный законодательством период хранения заканчивается. Компания выполняет следующие шаги перед уничтожением:
- Производится отбор документов, которые необходимо ликвидировать.
- Руководитель организации формирует экспертную комиссию, в которой назначает председателя. Оформляется приказом.
- Комиссия во главе с председателем проводит экспертизу по выявлению документов, подлежащих уничтожению.
- Составляется акт о ликвидации документации с истекшим сроком годности. Утверждается руководителем.
- Одобренные документы собираются и подвергаются утилизации. Уничтожение может происходить внутри компании с помощью шредера, так и с привлечением специальных организаций, которые имеют лицензию на уничтожение документации.
- Комиссией составляется акт, подписываемый у руководителя, об уничтоженной документации.
При необходимости вы всегда сможете предоставить подлинники всех необходимых учредительных документов.
Отсутствие у вас первичных документов, регистров бухгалтерского и налогового учета, счетов-фактур, а также неправильное отражение данных в финансовых документах в систематическом порядке (более двух раз за год) – это грубое нарушение, регламентируемое ст. 120 НК РФ. Штрафы в данном случае установлены от 10000 рублей.
В законе об АО так и осталось требование о том, что документы должны храниться «по месту нахождения его исполнительного органа», а возможность хранить их «в ином месте, известном» акционерам была изъята еще в 2002 году! Требование о хранении документов крупного акционерного общества там, где работает его руководство, в современных условиях сложно выполнимо.
Сдача документов в архив при ликвидации предприятия
Какие последствия эти изменения привнесут в работу с документами в АО и ООО, покажет судебная практика.
О том, что компании должны соблюдать законодательно установленные сроки хранения бухгалтерской документации, говорится в письмах Министерства финансов от 30.03.2012 № 03-11-11-104 и от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610.
Несмотря на ряд нововведений, ФНС РФ медлит с созданием образцов, доступных для применения учредителями общества. Плюс использования типового варианта очевиден — его не требуется печать. Руководитель делает отметку в форме Р11001 о том, что ООО работает на базе утвержденного образца. При этом за учредителями (даже после выполнения таких действий) остается право применять свой вариант устава.
При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.
Хранение и восстановление учредительных документов
Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.
Учредительные документы ООО, с практической точки зрения, — это бумаги, содержащие основополагающую информацию о самой компании, лицах ее учредивших и управляющих ею, о кодах ОКВЭД, юридическом адресе и т.д.
Также кроме устава может понадобится срочное получение и иных учредительных документов. Например, копия учредительного договора обязательна в вопросах недвижимости участков.
Именно такой Устав с отметкой налогового ведомства является единственным подлинным экземпляром при утрате которого необходимо получить дубликат экземпляра Устава, хранящегося в регистрационном деле.
Ответственность за утерю учредительных документов
Хранение документов бухгалтерского учета должно осуществляться в полном соответствии с действующими законодательными нормами.
В процессе деятельности организация взаимодействует со множеством лиц: партнерами по бизнесу, контрагентами, инвесторами, проверяющими и контролирующими органами.
В процессе работы у предпринимателя накапливается много разных бумаг: свидетельства, справки, бланки. Хранение документов ИП – сложная задача, но необходимая. А как их хранить: может быть, в столе или нужно иметь сейф с технологией лазерной защиты? Оказывается, в законе предусмотрены различные варианты. Мы расскажем о сроках хранения важных документов ИП.
Рассмотрим более подробно, что относится к учредительным документам, сколько их нужно хранить и как поступить, если они были утеряны или серьезно повреждены.
Обеспечение условий сохранности
Устав фирмы является одним из важнейших документов фирмы, в котором отражены основные виды деятельности, закреплены права и обязанности участников/акционеров, единоличного исполнительного органа (Генерального директора), указан размер Уставного капитала и другие моменты.
Для хранения учредительных документов организации не предусмотрен особый порядок или требования. Однако и без предписаний очевидно, что в интересах компании хранить такие бумаги надлежащим образом. Строгие требования существуют только для акционерных обществ, для других организационно-правовых форм этот вопрос остается на усмотрение руководителя.
Дело в том, что споры о том, какие документы нужно предоставлять, а какие нет, были многочисленны и шли годами. В этой связи еще в 2011 году в Госдуму был внесен законопроект № 558976-5 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части совершенствования механизмов реализации прав участников хозяйственных обществ на информацию».
Указанные сроки хранения документов относятся ко всем индивидуальным предпринимателям, включая тех, которые ликвидировали свою деятельность.
Будем благодарны вам за комментарии к данному материалу. Если вы не нашли ответ на свой вопрос или у вас есть замечания, пожелания, — напишите нам. Для нас очень важно ваше мнение!
В ряде федеральных законов также содержится четкое указание по перечню документов, которые необходимо сохранять определенное время (либо длительный срок).