Акт на списание бухгалтерских документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт на списание бухгалтерских документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален.
Поскольку бухгалтерские документы относятся к категории оправдательных, то они могут быть востребованы при проведении проверок, инициированных различными государственными органами.
Содержание:
Акты приема-передачи и уничтожения документов
Обратите внимание! Документы включаются в акт об уничтожении документов с истекшим сроком хранения, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
После утверждения акта о списании документов к уничтожению генеральным директором можно приступать к их утилизации. Можно привлечь специализированные организации или сделать все своими силами. Сторонние организации целесообразно задействовать, если речь идет о большом объеме. Документация передается по накладным, в которых указывают дату передачи и вес.
Важные материалы в статье на тему: «Акт уничтожения документов» с источниками и комментариями. Если в процессе прочтения возникли вопросы, вы всегда можете задать их дежурному специалисту.
В бланк акта об уничтожении документации можно включить документ, если он считается просроченным к началу года, когда проходит текущее уничтожение.
Существует четко регламентированная градация видов документов, в основу которой положена значимость документа. В соответствии с градацией установлены сроки хранения документации на предприятии. Так, существуют документы официальные, личные, простые, сложные, секретные и внутренние. Исходя из их значимости, сроки хранения могут быть временными или постоянными.
Акт о выделении к уничтожению документов не подлежащих хранению
Приняв решение ликвидировать документы методом сжигания, компания в обязательном порядке должна убедиться, что она не нарушает норм пожарной безопасности.
В акте на уничтожение указываются номера статей и нормативные документы, к которым относятся эти статьи.
Перечни рассматриваются экспертной комиссией и передаются на апробацию руководителю предприятия или организации.
Бухгалтерские документы составляют до 80 процентов от общего документооборота организации. Архивное хранение, а также своевременное уничтожение бухгалтерских документов – актуальная задача для многих бухгалтеров. В основе правильного уничтожения документов лежит знание требований законодательства, касающихся порядка и сроков хранения бухгалтерской документации.
В частности указываются и годы, за которые отобраны документы в акт о выделении документов на уничтожение. Специально сформированная в компании комиссия подбирает документы постоянного хранения. Их список составляют от начала до конца года в четырех экземплярах, которые утверждает директор.
По этой причине количество позиций почти во всех организациях не может быть меньше пары десятков. Зачастую позиции исчисляются десятками. При том, что чем больше документов – тем больше позиций.
Документы, не представляющие собой юридической, политической или культурной ценности, подлежат уничтожению. В каждом ведомстве действуют межотраслевые перечни сроков хранения для того или иного типа документов. Руководствуясь перечнем, экспертиза по отбору выделяет:
- ценные документы, подлежащие передаче в государственный архив;
- ценные документы, сдающиеся в архив предприятия с условием их хранения не менее 10 лет;
- ценные документы сроком хранения до 10 лет, которые будут храниться в соответствующих отделах предприятия, например, бухгалтерские документы — в бухгалтерии;
- ненужные документы с истекшим сроком хранения, подлежащие уничтожению.
Заявление о приеме, если есть ЛД у работника, то подшито в него, а если ЛД не заведено, то просто в отдельной папке хранятся, вот я и предложила их уничтожить (2002—2008 гг.), но начальник против)))). Зато заявления на все виды отпусков хранятся в одной папке. И не переубедить, что это разные срока хранения, им просто не хочется заниматься лишней работой.
Для гарантированной сохранности документов, акты формируют после описей дел постоянного и временного хранения.
Добрый вечер! Подскажите пожалуйста документы с истекшими сроками хранения уничтожаются по новому перечню, или по старому перечню. Если мы решили уничтожать документы за период с 2000 года по 2008 год. И включают ли документы в акт на уничтожения которые ЭПК по номенклатуре не включены. И как уничтожит фискальные чеки. Заранее большое Вам спасибо.
Для гарантированной сохранности документов, акты формируют после описей дел постоянного и временного хранения.
В числе разделов, выделяемых в Перечне, в частности присутствует раздел 4 «Учет и отчетность», содержащий подразделы 4.1. «Бухгалтерский учет и отчетность» и 4.2. «Статистический учет и отчетность».
Акт уничтожения документов – Бесплатная Юридическая Помощь
В акт об уничтожении документов и дел заносится информация с обложек документов, которые собираются уничтожить. Поэтому важно, чтобы на них было все указано. Если же что-то пропущено, необходимо обратиться к перечням, которые могут дать ответ.
Также акт об уничтожении может быть подписан руководителем фирмы в двух случаях: если госархив требует часть дел на хранение, и если документы были упорядочены без архивных органов.
Обязанность по хранению документов, образующихся в деятельности открытых и закрытых акционерных обществ, установлена Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс.
Такими считаются те, чей срок годности уже закончился и практической ценностью они уже не обладают. Впрочем, если документ проходит по первому, но не по второму, всегда можно увеличить срок годности.
При этом не стоит забывать о том, что члены комиссии несут ответственность за уничтожаемые документы. Именно поэтому к данному процессу стоит относиться очень внимательно, чтобы не допустить утилизации бумаг, не утративших своего значения.
Из чего состоит документооборот организации
Не нужно забывать и о том, что большинство документов следует хранить не менее пяти лет, в противном случае возможны серьезные санкции со стороны надзорных органов.
После того как был завершен отчетный период, бухгалтер должен подшить бумаги и организовать их хранение в соответствии с порядком, установленным законодательными актами, а также обеспечить доступ к ним в течение пяти лет.
Это связано с тем, что разновидностей документов множество, а Перечень типовых документов не может охватить их все.
Поэтому очень удобно иметь перед глазами образец акта об уничтожении документов для оформления результата проведенной работы. В предыдущей статье на эту тему приведены пошаговые действия. Ниже дается образец акта, который можно будет скачать в формате doc.
По видам переписки (много статей), журналы регистрации поступающих и отправляемых документов — ст.258 г. Перечня 2010 г.
Никаких других оснований для избавления от приказов, актов и договоров не может быть. Перед сдачей в архив все дела проходят тщательную обработку. Например, секретарь или архивариус должны не только сортировать их по группам, видам и годам, но и своевременно избавляться от черновиков, вторых экземпляров и копий.
Важная информация и советы на тему: «Акт уничтожения документов». В статье собраны ответы на многие сопутствующие вопросы. Если вы все же не найдете ответ, или необходимо актуализировать информацию, то обращайтесь к дежурному юристу.
Акт на уничтожение документов представляет собой перечень бумаг, отобранных на ликвидацию, с указанием их количества. В нем отражают и нормативы, на основании которых тот или иной бланк не подлежит дальнейшему хранению.
Образец акта об уничтожении документов с истекшим сроком хранения
Скажите, пожалуйста, сколько времени хранить индивидуальные карты пациентов, если наша организация — медицинский центр, занимающийся лечением бесплодия, работает более 20 лет. Архив не влезает в шкафы.
Рассказываем, в каких ситуациях и по каким причинам утилизируют утратившие силу бумаги, у кого есть такое право, что написать в акте об уничтожении и сколько его хранить.
Для этого нужно, чтоб просмотр проводил архивист, который просмотрит каждый документ и определит его судьбу — уничтожить или хранить дальше.
Бухгалтерская документация текущего финансового года хранится в бухгалтерской службе организации, причем ее хранение может осуществляться либо в отдельном помещении, либо в закрывающихся шкафах в самой бухгалтерии. Эта мера направлена на защиту документов от несанкционированных исправлений. Ответственность за сохранность документов несут лица, назначенные главным бухгалтером.
Акт уничтожения бухгалтерских документов
Когда акты на уничтожение готовы, создаётся комиссия. Достаточно двух сотрудников из разных структурных подразделений и представителя руководства. Они оценивают предлагаемый список, проводят экспертизу документов на уничтожение, чтобы по ошибке не утилизировать то, что пока нельзя или что может потребоваться в работе.
В процессе деятельности предприятия скапливаются большие объемы документации, хранить которую постоянно нерационально. Периодически компании уничтожают бумаги, потерявшие актуальность.
В этом случае нужно оформить с исполнителем передаточный акт, где указывается объем, вес, дата, количество дел и т.п. параметры.
Как оформить акт при уничтожении бухгалтерских документов в электронной форме
Для начала, необходимо установить, какие документы подлежат уничтожению. В процессе этого этапа формируется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
Например, это касается документов, подтверждающих объем убытка, полученного налогоплательщиком. В Налоговом кодексе установлено, что такие документы сохраняются налогоплательщиком в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.
В какой-то момент каждого бухгалтера начинает интересовать такой вопрос, как порядок уничтожения бухгалтерских документов. Это происходит потому, что с течением времени объем бухгалтерских бумаг начинает превышать все мыслимые размеры. А хранить некоторые из них в силу давности уже нет необходимости.