Что должно быть на фирменном бланке организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что должно быть на фирменном бланке организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Организации удобно связываться со своими партнерами, клиентами или потенциальными покупателями, используя в переписке именно фирменный бланк определенного образца. К тому же это удобно с практической точки зрения: среди множества документов корреспонденцию компании можно найти очень быстро по знакам отличия.
Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.
К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.
Содержание:
10 простых советов, как сделать бланк привлекательным
При дизайне бланка, тем более, своими силами, не стоит забывать, что он в какой-то мере является имиджевым инструментом, и он должен быть оформлен согласно правилам типографики и требованиям элементарного стиля.
Если у предприятия ИП есть бренд, по которому его знают клиенты, или ИП — владелец сети магазинов, салонов красоты, автомоек, имеющих общее название, то его можно использовать в фирменном бланке как главный элемент, а название ИП поместить среди остальных реквизитов.
Обычно бланк выглядит как лист А4, на котором приведены определяемые предприятием структурные элементы.
Размещение логотипа на фирменных бланках организации
Как правило, первая страница документа печатается на бланке, а остальные – на обычных листах бумаги, которые имеют аналогичные бланку формат, размер полей и цвет.
Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.
Визуальное впечатление, которое оставляет письмо на фирменном бланке, может оказаться гораздо более сильным средством развития партнерского диалога, чем многочисленные переговоры.
В процессе принятия решения нужно исходить из направленности бизнеса, престижа предприятия. Бывает достаточно создать «шапку» и не прибегать к использованию других элементов. С этим может справиться рядовой сотрудник, владеющий ПК на продвинутом уровне.
Между тем в современном делопроизводстве понятие «бланк» довольно точно определяется в государственных стандартах и иных документах, составляющих основу деятельности делопроизводителей и документоведов.
Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), — постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и дрругие документы, включенные в ОК»Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД) (класс).
Довольно часто фирмы пренебрегают разработкой дизайна и качеством материалов для изготовления фирменного бланка.
Бланк отпечатывается на страницах формата А4, обычно его печать заказывается в типографии вместе с созданием других корпоративных атрибутов (визиток, папок, календарей). Такой подход позволяет выдержать единый стиль, создать положительное впечатление о компании у потенциальных клиентов и партнеров.
Всё хорошо в меру. В стремлении выделиться среди конкурентов предприниматели часто перегибают палку, нагружая документ громоздкими и ненужными элементами. Бланк призван показать стиль, отразить философию компании при минимуме графики.
Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается по середине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).
Бланк организации, это не просто один из обязательных атрибутов, но и продолжение фирмы, который очередной раз подчеркивает ее миссию. Таким образом, фирменный бланк несет не только информативную, но и рекламную функцию. Бланк с фирменными элементами, придает любому документу и ощущение значимости и надежности, а ведь именно к этому стремятся все организации.
Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.
Бланк организации, это не просто один из обязательных атрибутов, но и продолжение фирмы, который очередной раз подчеркивает ее миссию. Таким образом, фирменный бланк несет не только информативную, но и рекламную функцию. Бланк с фирменными элементами, придает любому документу и ощущение значимости и надежности, а ведь именно к этому стремятся все организации.
Надо сказать, что есть среди таких организаций и те, которые не пользуются этим правом и не всегда оформляют документы на бланках или просто не придают особого значения бланкам организации как таковым. Кроме того, есть организации, в бланках которых кроме наименования организации больше никакой информации не содержится.
В каких случаях нужно использовать фирменный бланк
Предложенные варианты документов в бланках не подойдут для конкретной организации в чистом виде. Но они помогают при распечатке рассмотреть пример оформления, и позволят ручкой внести необходимые коррективы, которые можно будет показать дизайнеру при оформлении заказа на изготовление собственного бланка компании.
Фирменный бланк организации, наравне с визитными карточками сотрудников, является инструментом, который необходим компании с самого начала её основания. Ведь на бланках оформляются исходящие деловые письма, внутренняя документация, отчёты и договора.
В соответствии с п. 5.2 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 понятие бланка в полной мере применимо только к письменным бумажным документам, так как правила записи информации и ее размещения на машинных носителях принципиально иные.
Преимущества привели к востребованности данного способа печати, особенно при совсем маленьких объемах.
Фирменный бланк организации и печать являются в том числе средствами индивидуализации компании, способствуют совершенствованию и унификации внутреннего делопроизводства и влияют на статус юридического лица. Ниже расскажем, предусмотрена ли обязанность организации унифицировать фирменный бланк и заказывать печать, какими нормативными документами это регламентируется.
В отношении же фирменного бланка организации закон и ранее, и в настоящее время однозначно гласит, что наличие данного атрибута является ее правом, а не обязанностью. Это подтверждают упомянутые выше нормы законов № 14-ФЗ и 208-ФЗ.
Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.
Бланк является атрибутом фирменного стиля, его используют для внутренней документации компании, внешней переписки, договоров, отчетов, прочих документов. Чаще всего при оформлении фирменного бланка стараются придерживаться принятого корпоративного стиля, поэтому цвета, шрифты и прочие особенности этого атрибута совпадают с аналогичными параметрами визиток, конвертов, папок.
Как правило, дизайн фирменного бланка любой организации прорабатывается по заранее созданному образцу. Исходят из того, чтобы его тона, стиль, художественные элементы соответствовали торговой марке, бренду, логотипу компании или принятым корпоративным цветам. Бланк создается в специальной программе или с привлечением специальных фирм, занимающихся оказанием дизайнерских и полиграфических услуг.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.
Так, частная организация не имеет права использовать Государственный герб и флаг РФ или субъектов РФ в составе своего логотипа. А органы власти обязаны соблюдать строгие требования к использованию государственной символики при оформлении официальных документов.
Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.
Их созданием может заниматься специально привлеченная организация (обычно типография) или специалисты самой фирмы. Это важно: внешний вид бланка не должен постоянно меняться, хотя указанная в нем информация может быть изменена: например, адрес или телефон.
Бесплатная консультация юриста
Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.
Несмотря на некоторые различия и логотип, и эмблема, и товарный знак предполагают уникальность и могут быть использованы на фирменном бланке организации.
Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации…. Следуя этим правилам, бланк можно изготавливать не только на русском и национальном языках, но также на русском и любом из иностранных языков. Например, если известно, что партнеры организации – в основном зарубежные компании, находящиеся в разных странах мира, то такая организация может изготовить бланки для работы с разными партнерами на русском и на известном им иностранном языке.
Когда нужен фирменный бланк для организации
В зависимости от потребностей каждая организация выбирает свой способ установления правил использования логотипа. Разница в том, что Инструкция в первую очередь направлена на оформление и использование документов в делопроизводстве, и в том числе — фирменных бланков, а Руководство — на использование корпоративной символики в целом, и в том числе на служебных документах.
Данный государственный стандарт закрепляет за организацией право самостоятельно устанавливать правила использования логотипа. Пожалуй, единственным требованием ГОСТа к логотипу является его размещение на бланках письма выше наименования организации.
Использование углового или продольного бланка не влияет ни на юридическую силу документа, ни на его правовой статус.
В обоих случаях это выглядит, мягко говоря, непрезентабельно в глазах их контрагентов. Важно позаботиться о том, чтобы бланки организации представляли эту организацию самым выгодным образом.
Как составить фирменный бланк организации, советы по созданию
В свою очередь, в п. 5.3 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрено, что организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены ГОСТ Р 6.30-2003.
Может ли ООО работать без печати? В соответствии со ст. 2 и 6 закона № 82 иметь печать обязано только то акционерное общество или общество с ограниченной ответственностью, которое отдельно указано в норме федерального закона.