Основные этапы работы с внутренними документами
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Основные этапы работы с внутренними документами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Исполнитель получает документ в день регистрации в соответствии с указанием руководителя. Затем определяет срочность исполнения документа, намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля.
Регистрация документов Регистрация документа — запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал.
Содержание:
Организация делопроизводства и документооборота в организации
При определении сроков доставки материалов и оборудования на площадку строительства принимается 10—15-дневный разрыв между сроком доставки и сроком монтажа устройства, для которого они предназначены.
В соответствии с этими сроками устанавливаются и сроки доставки в ЦЗМ материалов, необходимых для изготовления монтажных узлов, деталей и нестандартного оборудования.
Документы передаются в экспедицию полностью оформленными с пометкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений).
На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп (приложение 5), фиксирующий факт и время поступления документа в учреждение.
При этом на всех экземпляров описи против каждого дела ставится отметка о его наличии. В конце каждого экземпляра указываются: цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи, а также подписи участников приема-передачи дел.
По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.
Первым разделом номенклатуры является «секретариат». Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости.
Следует отметить, что в гостиницах обычно используется смешанная система документооборота, так как кроме секретаря, делопроизводителя, офис-менеджера, оформлением документов занимаются службы приема и размещения гостей, служба бронирования мест в гостинице, бухгалтерия.
После вскрытия конверта проверяют правильность адресования документа, наличие и количество приложений. При обнаружении недостачи вложений делают специальную отметку при регистрации документа, а о недостаче сообщают корреспонденту. Документы, поступившие не по назначению, следует немедленно переслать по правильному адресу, уведомив об этом отправителя.
Порядок работы с внутренними документами
Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11.
На каждого гостя после его пребывания в гостинице заполняется специальная карточка (форма 4-Г), в которой содержится информация, предоставленная всеми службами гостиницы, имевшими с гостем контакт. Система взаимосвязанных, согласованных делопроизводственных процедур (операций) — это и есть технология делопроизводства, технология работы с документами.
В документообороте предприятия участвуют три типа бумаг:
- Входящие. Ими являются письма, запросы, поступившие в организацию от третьих лиц. Их получение влечёт за собой составление соответствующих исходящих уведомлений. Срок исполнения данных бумаг определяется законодательством либо периодом времени, указанном в тексте самого письма.
- Исходящие. Они составляются для следующих целей:
- в качестве ответа на ранее поступившее входящее письмо;
- в виде запроса для последующего получения ответа.
ГЛАВА 3. ЭТАПЫ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ…………17
В крупных организациях приемом и первичной обработкой корреспонденции занимается специальное структурное подразделение (экспедиция), в небольших корреспонденция доставляется секретарю руководителя организации.
Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.
Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Но при этом необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное участие в документообороте традиционной и машинной документации, содержащей дублированную информацию.
Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.
Документооборот, как движение, следует отличать от объема документооборота, который выражается общим количеством документов, поступивших в организацию созданных в ней за определенный период.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов».
Приложение 9. Единая регистрационная карточка
Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения и регистрации. Для этого документы на имя руководства учреждения и документы без указания конкретного адресата передаются в канцелярию, документы в адрес структурных подразделений — в структурные подразделения.
При наличии в учреждении бюро писем заявления и письма трудящихся должны направляться в бюро непосредственно из экспедиции.Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы и т. п.).
Указания по исполнению документа даются в форме резолюции руководителя учреждения или структурного подразделения.
Обработка внутренних документов при их подготовке и оформлении проходит все те же этапы, что и при работе с исходящими документами (подготовка проекта, его согласование, подписание, регистрация), а на этапе исполнения − с входящими документами (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение).
Приложение 10. Журнал регистрации входящих документов
Проекты распорядительных документов после их подготовки и согласования с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки соответствия подготовленных документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильным их оформлением.
Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения.Для обеспечения непрерывности этого процесса фирма должна создать особое структурное подразделение. Задача сотрудников этого отдела — организация потоков документов.
Внутренние могут иметь следующие атрибуты:
- список исполнителей, то есть составителей;
- срок исполнения;
- перечень подразделений, которые должны ознакомиться с бумагой.
Единая государственная система делопроизводства (Основные положения)
Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами.
Организация документооборота. Технология работы с документами. Общий вид и состав реквизитов документа.
Дела выдаются сотрудникам на срок не более одного месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации — автора документа. В карте-заместителе дела указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела. Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет.
Скорость перемещения документов и качество выполнения каждой операцией оказывают влияние на процесс управления в целом.
Обработка внутренних документов. Работа с внутренними документами
Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.
Такие изменения и дополнения становятся неотъемлемой частью документа и нарушают его юридической силы.
Предварительное рассмотрение поступившей корреспонденции проводится работником службы документационного обеспечения управления или секретарем организации. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел.
Технология обработки внутренних документов
Для Вашего удобства мы храним все файлы в формате Word, текст можно распечатать, редактировать или использовать по Вашему усмотрению.
Этот процесс состоит из сбора информации, подготовки проекта документа, его редактирования, согласования, изготовления, удостоверения.
В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение сроков исполнения документов (при наличии объективных причин), делать пометки на документе о датах промежуточного исполнении (телефонные и письменные запросы), дате и результате окончательного исполнения.
Исполнитель после получения документа с длительными сроками исполнения (до 6 месяцев) намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля, сообщает их в службу контроля ДОУ или вводит их в автоматизированную систему контроля и исполнения.
Приложение 17. Форма номенклатуры дел
Следующий этап обработки входящей корреспонденции — регистрация. Обычно она проводится в два этапа следующим образом: секретарь начинает регистрацию, затем передает документы на рассмотрение руководителю, а после его резолюции заканчивает регистрацию, записывая в регистрационную форму текст резолюции (конкретное действие, которое необходимо произвести, фамилию исполнителя и срок исполнения).При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.
Похожие записи: