Пример номенклатуры дел организации полностью
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Пример номенклатуры дел организации полностью». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Таким образом, в 2018 году организация сама вправе выбрать образец и правила ведения номенклатуры ее дел. Благодаря систематизированному перечню бумаг найти любую из них можно в максимально короткие сроки, что особенно актуально для крупных предприятий с очень большим документооборотом.
Однако если говорить о практической стороне вопроса, то могут иметь место различные несоответствия, например, например, в связи с неправильным подбором статей из перечня документов могут быть указаны не те сроки хранения документации.
Содержание:
СОГЛАСУЕМ ПРОЕКТ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов. В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год.
Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества. Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений.
Типовая и примерная номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения управления организаций, имеющих подведомственную сеть учреждений. Стоит заметить, что они будут методическими пособиями и могут быть использованы организациями для составления конкретных номенклатур дел.
Примерная или типовая номенклатура дел разрабатывается вышестоящими органами и является базой для составления индивидуальных номенклатур в подведомственных организациях, поэтому ее обязательно согласовывают с архивными учреждениями. ГОСТ Р 6.30-2003. «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации.
Пример номенклатуры дел предприятия
Для того чтобы определиться со структурой НДО, потребуется также ознакомиться со штатным расписанием, чтобы знать, кто будет отвечать за формирование тех или иных групп документов.
Пояснить причину можно на постороннем примере. Специалист со стороны может сразу же осознать, что в документах речь идет о бумаге. Однако, для того, чтобы определить, какой сорт бумаги имеется в виду: наждачная, туалетная или картон, необходимо изучить вопрос более глубоко и подробно.
У каждого экземпляра свое место хранения:
- первый экземпляр помещается в дело и хранится у документоведов;
- второй применяют в работе;
- третий является учетным документом в архиве предприятия, если он есть;
- четвертый после согласования остается в госархиве (в случае необходимости согласования);
- остальные экземпляры направляются в структурные подразделения.
Срок внедрения примерной номенклатуры дел — время от даты ее утверждения до установленной даты введения в действие, необходимое для выполнения всех необходимых мероприятий. Рекомендуется организовать внедрение в течение трех месяцев.
Образец составления номенклатуры дел
Форма номенклатуры дел приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. Она едина для всех организаций (Таблица 2).
Номенклатура дел компании составляется на основании аналогичных реестров, разработанных для каждого из ее подразделений в отдельности. Документ подписывается директором архива, согласовывается с начальником службы, ответственной за ведение документооборота и утверждается директором предприятия, на котором используется эта номенклатура.
Номенклатура дел часто помогает в тех случаях, когда необходимо провести «фильтрацию» документов на предмет выявления тех, которым пора в архив или на уничтожении в связи с закончившимся периодом хранения.
Графа 5 — добавляются примечания. К ним относятся отметки о состоянии ведения дел: заведении, уничтожении, перенесении из одного календарного года в другой (например, если какие-либо вопросы не были решены на момент окончания года, дело, содержащее связанную с ними документацию, переносится в наступивший год).
ПРИСВАИВАЕМ ИНДЕКС ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМ
Принятие решения о разработке примерной номенклатуры дел оформляется приказом о разработке примерной номенклатуры дел, в котором указывается, кем разрабатывается примерная номенклатура дел, под чьим руководством, в какой срок, определяются даты промежуточного контроля, ответственность и пр.
У работодателя, у которого трудится очень много работников, изначально можно разделить дела с трудовыми договорами, личными карточками и др. по алфавиту. Трудовые договоры с работниками, у кого фамилии начинаются на букву от А до Й, помещаются в одно дело, от К до Т – в другое, от У до Я – в третье.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Обычно в дело помещают не более 250 листов. Если в течение года собирается больше документов, то заводят второй и последующий тома.
Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.
Опросный лист может иметь и расширенную форму. Так, не помешает выяснить, имеются ли скан-копии документов и как часто обращаются работники к их оригиналам. Это нужно для того, чтобы знать, как долго документ будет находиться в отделе после завершения в делопроизводстве. Некоторые дела могут быть переданы на хранение сразу после закрытия, но есть и такие, которые востребованы в течение многих лет.
Типовая номенклатура дел для организации — образец
Особенно это касается сроков хранения, которые могут содержаться в узкоспециальных нормативных документах.
Номенклатура дел — это систематизированный список наименований дел, заводимых в делопроизводстве, с указанием сроков их хранения, утвержденный в установленном порядке.
Утверждение номенклатуры дел производится руководителем предприятия в конце календарного года. Внизу данного регистра подбивается итог по количеству перечисленных в номенклатуре дел, томов (частей).
Обычно номенклатура дел составляется в нескольких экземплярах. Один из них должен находиться в службе, ответственной за делопроизводство, другой — в архиве.
Становится очевидно, что номенклатура дел многофункциональна, а потому нужна абсолютно каждой организации для ведения ее повседневной деятельности и упорядочения ее делопроизводства. Это особенно актуально для государственных органов и муниципальных предприятий, которым приходится передавать свою документацию в государственные и муниципальные архивы.
Графа 4 — указываются срок хранения дела и номера статей по используемому перечню (типовому или разработанному специально для конкретной организации). При отсутствии такого перечня применяются номера статей, указанные в типовой или примерной номенклатуре дел.
Поэтому в компании устанавливается определенный порядок формирования и хранения кадровых документов. Каждый документ должен иметь свое место.
Номенклатура дел структурного подразделения организации
Заметим, что в приведенном перечне для примера мы назвали лишь несколько журналов (книг) регистрации и учета.
При создании любой номенклатуры за образец идет учредительная организационная документация: уставы с положениями компании, расписаниями штатных единиц, положениями об отделах, плановыми бумагами, отчетными бумагами, перечнями документации со сроками списания, номенклатурой дел за прошедшее время.
В связи с такими неточностями как раз и могут возникнуть неудобства в использовании подобной номенклатуры в процессе текущего делопроизводства, а также при подготовке документации для сдачи в архив.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Составляется 4 экземпляра: рабочий вариант (он дублируется в электронном виде, доступен для всех работников), экземпляр для архива компании, экземпляр для государственного архива, а также 1 вариант для службы делопроизводства (секретариата).
СОБИРАЕМ ИНФОРМАЦИЮ О ДЕЛАХ И ДОКУМЕНТАХ
Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме.
Как и типовая, примерная создается службой ДОУ. Впоследствии становится методическим справочником для работников компании.
В наши дни, когда происходит модернизация форм управленческой и экономической деятельности, появились новые виды документов, связанные с предпринимательской деятельностью, увеличивается электронный документооборот, вопросы упорядочения работы с документами и особенно их систематизации и классификации выступают на первый план.
Призвана назначать состав дел, которые образуются в службе ДОУ и отделе архива у однотипного отдела компании. В ней находятся базовые разделы, которые впоследствии станут примером для создания аналогичных бумаг.
В нее входят заголовки дел для группирования входящей и исходящей документации, индексы для справочных бумаг. Не входят в нее электронная документация, книги, буклеты и брошюры.
Составление номенклатуры дел организации производится на протяжении последнего квартала года, предшествующего отчетному. Номенклатура вводится в действие в начале года — это означает, что номенклатура дел на 2018 год, составленная в 4-м квартале 2017-го, начинает заполняться с 01.01.2018.
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федераций от 8 ноября 2005 г. N 536 г.
Специальная служба/сотрудник на предприятии лучше любого привлеченного специалиста знает, как составить номенклатуру дел организации. Принимающим участие в формировании документооборота лицам легче сориентироваться, какие документы следует объединить в одно дело, а какие, наоборот, расформировать по разным томам.
Для организаций, учреждений, предприятий и фирм (назовем их юридическими лицами), входящих в такие разветвленные по своей структуре объединения и образования, необходимым и основополагающим методическим пособием при организации работы с документами, при составлении индивидуальной (конкретной) номенклатуры дел является примерная номенклатура дел.
Это означает, что наименования подразделений и относящиеся к ним дела должны быть выстроены в определенной последовательности.
В данной статье мы поговорим о том, каков порядок разработки, а также утверждения сводной номенклатуры дел предприятия. В следующей публикации вы найдете образец номенклатуры дел. От того, насколько грамотно составляется данный документ, зависит ведение делопроизводства в целом.