Как заполнять личное дело работника
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнять личное дело работника». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В законодательстве отсутствует какая-либо унифицированная форма описи, которая должна применяться всеми компаниями. Поэтому организации могут разрабатывать свою уникальную форму, причем данная информация вносится в учредительную документацию предприятия.
Личное дело сотрудника – это определенный набор документов, размещенный в отдельной папке. Они содержат информацию о работнике и его трудовом стаже.
Ведение личных дел сотрудников позволяет систематизировать, обобщить и удобно хранить персональные данные.
Содержание:
Что такое личное дело сотрудника
Но лучше вообще отказаться от собирания копий личных документов. Получили документы, зафиксировали всю нужную для оформления трудовых отношений информацию и вернули всё работнику. Это исключит риск претензий при проверках.
Поскольку личные дела сотрудников относятся к документам длительного хранения, при формировании в их состав не включаются те документы, срок хранения которых не превышает пять лет.
Такие дела позволяют осуществлять индивидуальный подход и планировать работу с персоналом, учитывая возможности каждого работника.
Наличие их в личном деле — это нарушение конституционного права гражданина на неприкосновенность частной жизни. Сбор такой информации без согласия человека запрещен.
Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.
Согласно ГОСТ 17914-72 личные дела, как документы длительного хранения, должны иметь цельнокартонную обложку. Государственный или муниципальный архив не примет пластиковые скоросшиватели либо файлы. Папку наполняют документами, перечисленными выше. Перечень коммерческая компания определяет самостоятельно и закрепляет его локальным нормативным актом.
Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.
Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.
ВАЖНО! За нарушения в работе с персональными данными ст. 13.11 КоАП предусмотрены достаточно существенные штрафы.
У кого-то может образоваться существенная задолженность по штрафам или налогам, в результате чего государственные органы вынуждены произвести арест имущества. При определенных обстоятельствах оно продается. Чтобы избежать возможных недоразумений, нужно разобраться с этим вопрос более детально. Необходимо знать Задолженность клиента перед банком строго контролируется кредитной организацией.
В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.
При уголовном судопроизводстве прокурор подает ходатайство о конфискации средств подозреваемого в совершении преступления. Для вынесения справедливого решения принимаются во внимание конкретные доказательства виновности. Чтобы обеспечить исполнение документа судебный пристав имеет право сделать опись имущества и наложить арест. Взыскание задолженности по налогам производится с санкции прокурора.
То же самое касается документов:
- об образовании;
- о повышении квалификации;
- об отсутствии судимости;
- аттестационных листов;
- характеристик с прошлых мест работы.
Итоговую запись сделайте после того, как работник уволится. В ней укажите данные об общем количестве документов, подшитых в папку, число листов в каждом из документов. Эти сведения укажите и в листе-заверителе.
Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.
По мере формирования дела и поступления новых документов дополняйте внутреннюю опись. Новые документы подшивайте в папку в хронологическом порядке, не забывайте указывать индексы, присваивать порядковые номера и указывать количество листов в каждом подшиваемом документе.
Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.
Кадровое делопроизводство», 2011, N 11 ПРАВИЛА ФОРМИРОВАНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ ЛИЧНОГО ДЕЛА СОТРУДНИКА Работнику кадровой службы необходимо обладать точной, полной, объективной информацией о работниках организации. Данные, связанные с трудовой деятельностью каждого работника, собираются в своеобразное досье — личное дело.
Что такое личное дело сотрудника и зачем его вести?
Порядок ведения личных дел работников работодатель может установить каким-либо локальным внутренним актом. Требования к ведению личных дел могут быть описаны в отдельном разделе документа, регламентирующего все процедуры делопроизводства компании или же в специальном положении о ведении личных дел.
В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.
Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.
Работая с персональными делами, важно помнить, что они содержат персональные данные, а соблюдение требований по их защите — обязанность работодателей. За нарушение этих положений виновные лица могут привлекаться как к дисциплинарной, материальной, так и гражданско-правовой, административной и уголовной ответственности.
Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже. Но на практике компании оформляют личные дела на всех своих работников в силу факторов, перечисленных в предыдущем разделе.
Ответчик теряет возможность распоряжаться собственностью или денежными средствами кредитной организации. О вынесенном судебном решении оповещают государственные инстанции, которые проводят регистрацию собственности. Статья 80 ФЗ № 229-ФЗ от 02.10.2007 оговаривает конфискацию приставом имущества должника, дабы осуществить должные взыскания.
Основание От причины произведения ареста собственности зависит оценка его обоснованности и законности. Благодаря четко выраженному мотиву исключается его подмена иными процессуальными операциями. Для предотвращения перепродажи, переоформления имущества выносится соответственное решение суда.
Оформите внутреннюю опись документов, подшиваемых в дело. Требования к ее оформлению утверждены приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526.
В будущем в опись вносятся другие документы, которые подшиваются к личному делу. Указывается процесс изъятия и возврата тех или иных бумаг. Обязательно в компании назначается сотрудник, который наделяется обязанностью по хранению данной документации.
Этот процесс включает в себя:
- Внесение записей в соответствующих разделах;
- Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
- Проверку личных делна сохранность документации;
- Хранение документации в составе личного дела.
Выбранный работник должен обладать опытом работы в этой сфере, поэтому обычно выбирается сотрудник кадровой службы. Иногда ответственным лицом назначается секретарь.
С 2020 года начнется эксперимент по оформлению электронных трудовых договоров. Десять крупных работодателей, участвующих в эксперименте, разработают механизмы ведения и хранения кадровых документов, связанных с трудовой деятельностью, в электронном виде, без дублирования на бумажных носителях.
В государственные архивы поступают только документы с постоянным сроком хранения, документы до 10 лет хранения остаются в организации или поступают в ведомственный архив организации (архив организации).
При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.
Это Решение ВАС РФ может быть пересмотрено в порядке надзора в срок, не превышающий 3 месяцев со дня его вступления в законную силу.
Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия
Он отвечает за хранение и заполнение личных дел специалистов. Поэтому обычно назначенное ответственное лицо серьезно подходит к своим обязанностям.
Ведение личных дел работников обязательно не для всех работодателей. Так, в обязательном порядке личные дела заводятся на гражданских служащих. Таково требование закона «О государственной гражданской службе в РФ» от 27.07.2004 № 79-ФЗ.
Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены.
Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141-98).
Перечень документов в личном деле работника школы, а также порядок его ведения и оформления законодательством не установлены. Но оно содержит документы, которые законом отнесены к категории персональных данных, поэтому порядок ведения и доступа к личным делам работников школы необходимо установить локальным нормативным актом, согласно статье 87 ТК РФ.