Создание научно справочного аппарата к документам архива
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Создание научно справочного аппарата к документам архива». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В тематический путеводитель включается список фондов, который содержит номера и названия фондов, если он по нескольким архивам, то в списке фондов вначале указывается название архива.
Учет документов в архиве организаций базируется на четко отработанной и оправдавшей себя системе, на принципах централизации и преемственности.
Научно-справочный аппарат взаимосвязан с учетными документами архива и предназначен также для более оперативного поиска и эффективного использования документов. Описи дел это основная группа справочников, на которой базируется разработка остальных (кроме регистрационно-контрольных картотек, составленных на стадии делопроизводства).
Содержание:
1.Характеристика научно-справочного архивного аппарата
Если при создании описаний документов и их каталогов соблюдается принцип взаимосвязи и взаимодополняемости, то исследователь, ознакомившись с описью дел и выписав из нее необходимые номера единиц хранения, может обратиться к соответствующим разделам каталога для более детального поиска.
Сертификация – это документальное подтверждение соответствия продукции определенным требованиям, конкретным стандартам или техническим условиям.
Основными поисковыми реквизитами номенклатуры дел являются: индекс дела, заголовок дела (тома, части), количество дел (томов, частей), срок хранения и статья по перечню. Итоги суммарного учета отражают в итоговой записи к описи. Любое изменение объема дел в описи в результате поступления, переформирования, выбытия дело отражают в новой итоговой записи с обязательной ссылкой на документ, в котором зафиксированы те или иные изменения в составе дел. Затем составляют новую итоговую запись.
Выявленная информация описывается на каталожных карточках на уровне подокументного, поединичного, группового описания. При подокументном описании сообщается информация об одном документе, при поединичном — единице хранения, при групповом — связанной между собой тематически, логически, хронологически группе единиц хранения или документов.
Стандартная ситуация в архивах организации состоит в том, что объемы дел, хранящихся в архиве будут ежегодно увеличиваться на определенное количество дел. К количеству дел постоянного хранения прибавляется количество дел по личному составу и дела со сроками хранения свыше 10 лет.
Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования.
Итоги суммарного учета отражают в итоговой записи к описи. Любое изменение объема дел в описи в результате поступления, переформирования, выбытия дело отражают в новой итоговой записи с обязательной ссылкой на документ, в котором зафиксированы те или иные изменения в составе дел.
Третий принцип не менее важен для организации поиска. Он означает, что при создании всех типов архивных справочников в организациях, государственных и муниципальных архивах будут предъявляться единые требования и единые методы. Так, правильность оформления описей дел в организации контролирует архив организации.
В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД, отнесенных к составу Архивного фонда Российской Федерации, составляются описи электронных документов постоянного хранения, описи дел по личному составу (приложение 5).
ЦЭК (ЭК) создается приказом руководителя организации из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
Основной каталог — систематический (3.318.129 карт.) и систематический ФД (445.466 карт.) ведётся в 29 архивах, систематический фонокаталог (1667 карт.) и систематический видеокаталог (6832 карт.) ведётся в ГКБУ «Государственный архив Пермского края».
В архиве организации учет ведут в соответствии с «Правилами работы ведомственных архивов», М., 1986. Прежде всего, учитывают фонды (фонд) и единицы хранения (дела).
Информационные технологии в создании научно-справочного аппарата и использовании архивных документов национального архива Республики Карелия. 1995-2005 гг.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.
Развитие системы научно-справочного аппарата Национального архива Республики Карелия на основе информационных технологий.
Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение.
Порядок описания архивных документов Совершенствование системы научно-справочного аппарата (НСА) архивов, направленное на обеспечение общества достоверной ретроспективной документной информацией, является одной из главных задач архивоведческой работы. Эффективность функционирования НСА к документам любого архива напрямую зависит от результатов описания этих документов.
Графа 2 — «Делопроизводственный номер» — это номер документа, присвоенный ему в организации-фондообразователе, когда документ был еще действующий.
При наличии электронной номенклатуры дел в автоматизированном режиме осуществляется списание документов в дело и извлечение документов из дела.
Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.
Шпаргалка по Делопроизводству и ДОУ
Все каталоги объединяются в единую архивную систему каталогов. Создание конкретного вида каталога начинается с разработки схемы его классификации. В международной документалистике приняты: универсальная десятичная классификация; классификация при помощи двоеточия. Традиционно они подразделяются на учетно-контрольные, рассмотренные в разделе «Учет документов в архивах», и информационно-поисковые, рассматриваемые в данном разделе, входящие в научно-справочный аппарат архива.
За гг. составлено 972 исторических справки. Процентное соотношение общего количества фондов госархивов ПФО и имеющихся к ним исторических справок составляет 42,2%, в т. ч. внесённых в ПК «Архивный фонд» 29,8%.
В именной каталог (910.480 карт.), который ведётся в 23 архивах, включён перечень фамилий и имен лиц, оставивших определенный след в истории, в деятельности местных органов власти, народного хозяйства, общественных организаций, научных и культурных обществ. В частности, по 29 фондам личного происхождения ГБУ «Государственный архив Пензенской области».
Также в 16 архивах ведутся географические, тематические по научно-технической документации фондов НИИ и ВУЗов, предметно-тематические картотеки.
В библиографическом списке литературы о фонде в соответствии с действующим государственным стандартом даётся описание изданий по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и публикаций документов фонда.
Список фондов служит для суммарного учета фондов и присвоения им номеров. Его ведут, если архив хранит два или более фондов.
В общей исторической справке отражается направление деятельности данной группы организаций-фондообразователей, общие сведения о них. Специфические особенности по истории отдельных фондообразователей оговариваются специально.
Тема 3.4. Система научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда
Интернет-технологии в НСА и использовании архивных документов Национального архива Республики Карелия.
Описание на уровне единицы хранения, единицы учета включает: o название фонда; o название структурной части фондообразователя; o заголовок; o справочные данные; o вид носителя информации; o информацию об условиях доступа и использования. Заголовок может дополняться аннотацией отдельных документов или группы документов.
Лист фонда пересоставляют в том случае, если он неисправимо поврежден. Старый лист сохраняют и помещают в дело фонда.
Информация по истории образования и хранения фонда (историческая справка к фонду) состоит из истории фондообразователя и истории фонда.
При наличии изданий, включающих сведения по ряду фондов архива, целесообразно составлять к путеводителю общий библиографический указатель.
Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указываются: название фонда, номер фонда, объём и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат. Фонды в списке располагаются в соответствии с общей схемой построения путеводителя.
Понятие и структура научно-справочного аппарата к документам архивного фонда Российской Федерации. Курсовая работа (т).
С конца 1970-х гг. в советском архивоведении используется Схема единой классификации документной информации в систематических каталогах государственных архивов СССР (М., 1978). Схема построена на основе логической структуры, где деления представлены отраслями знаний и деятельности общества.
Научно-справочный аппарат по фондам РГВА
Автоматизированный научно-справочный аппарат архива — комплекс электронных справочников (база данных описаний документов), предназначенных для эффективного поиска архивных документов и информации.
Описание документов архива проводится на трех основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учета, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учета, документ. При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа.
Понимание значения развития информатизации происходит сегодня на разных уровнях общественной деятельности. От уровня конкретно взятого архива, архивной сферы региона, общеотраслевого уровня, уровня любой другой сферы деятельности общества, до международного уровня в глобальном масштабе развития современного общества.