Срок хранения должностных инструкций в организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения должностных инструкций в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Подробнее о должностных инструкциях читайте здесь: Руководители структурных подразделений наиболее рациональным способом могут определить субординацию персонала в подразделении, распределить функциональные обязанности среди подчиненных работников и решить другие связанные с назначением трудовых обязанностей вопросы.
Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами: Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию: При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.
Обратите внимание, что документы, полученные от кандидатов, не принятых по каким-либо причинам на работу, все равно надо хранить на протяжении года. ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним.
Содержание:
Срок хранения должностных инструкций в организации
Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным. Также необязательно производить и регистрацию ДИ. Законодательством определено, что порядок оформления и утверждения таких документов полностью передан в сферу компетенции работодателя (ст. 8 Трудового кодекса РФ, письмо Роструда от 31.10.2007 № 4412-6).
Также отметим, что ДИ, являющаяся частью трудового договора, подлежит хранению вместе с ним в течение 75 лет (п. 657 приказа № 558), ДИ — самостоятельный документ подлежит хранению в течение 75 лет, т. к. является индивидуальной.
Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.
Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:
- Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
- Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
- Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
- Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
- Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
- О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
- В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.
Удобным вариантом хранения должностных инструкций является централизованное хранение в кадровой службе, которая знакомит с ними принимаемых работников.
Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников
Яна Камашило Источник: Асток — Деловая неделя Многие отчетные документы, даже те, которые не часто требуются для работы, по закону следует хранить 3 года, а некоторые по несколько десятков лет. В 2000 году был утвержден «Перечень типовых управленческих документов», образующихся в деятельности организаций, с указанием срока их хранения.
Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса. Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании. А теперь о сроках хранения: -Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.
Найти и рекомендации, и шаблоны для составления отдельных видов ДИ можно в других материалах нашего сайта, например в статьях Должностная инструкция главного бухгалтера ООО (образец) 2017 или Должностная инструкция генерального директора ООО — образец 2017.
При таком порядке кадровая служба («другое подразделение») получает от всех подразделений заверенные копии положений и должностных инструкций для текущей работы и контроля.
Срок хранения должностных инструкций сотрудников
Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.
Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.
ВАЖНО!
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали.
При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», т.к. он будет иметь большую юридическую силу.
Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:
- Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
- Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
- Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
- Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
- Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
- О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
- В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №4412-6 от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.
В целях регламентации сроков хранения ДИ выделяются 2 вида таких документов:
- типовые и унифицированные ДИ, разрабатываемые, например, отраслевыми ведомствами, — подлежат постоянному хранению;
- индивидуальные ДИ — хранятся в течение 75 лет.
В третьих, при составлении графика приема-передачи дел в архив рекомендуем в настоящее время руководствоваться п. 34 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв.
Рассмотрим общий порядок, не затрагивая некоторые особенности формирования положений о подразделениях и должностных инструкций в «переходящие» дела. Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов.
Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов Сроки хранения должностных инструкций сотрудников Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы.
Должностные инструкции разрабатываются на имеющиеся в штатном расписании должности, а не на конкретных работников. Для любого работника, претендующего на вакантную должность (профессию) в данной организации, будет действовать одна и та же инструкция. Поэтому после увольнения работника его должностная инструкция не уничтожается.
Как поступить, если сотрудник отказывается подписывать утвержденную должностную инструкцию в новой редакции Должностная инструкция носит обезличенный характер, то есть разрабатывается не на конкретного работника, а на определенную должность, внесенную в штатное расписание.
Неутвержденная инструкция не имеет юридической силы. Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания.
На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов. Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов.
При возникновении споров рекомендуем руководствоваться Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ “Об архивном деле в Российской Федерации”, т.к. он будет иметь большую юридическую силу.
При этом должны быть соблюдены требования по обеспечению безопасности хранения персональных данных сотрудников (ст. 87 ТК РФ).
Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.
Должностная инструкция — это локальный внутренний акт предприятия , четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности. Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами :. Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:.
При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается. В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.
Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой. Должностные инструкции далее также — ДИ сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения п.
Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов.
Где должны храниться должностные инструкции сотрудников
Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой
Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п. 77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.
Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:
- в архивы;
- фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.
Но как быть, если в компании есть более 100 должностей? В таких случаях обязанность составлять нормативные документы ложится на руководителей структурных подразделений. Именно они учитывают роль каждого сотрудника как одного из ключевых ресурсов организации.
Проект по разработке ДИ в крупной компании реализуется в несколько этапов:
- определение задач, сроков их выполнения, ответственных должностных лиц;
- согласование плана реализации проекта с высшим руководством компании;
- подготовка опросника для сбора сведений;
- мотивация линейных менеджеров к разработке ДИ;
- отслеживание сроков заполнения опросников в подразделениях;
- анализ полученной информации, подготовка комплектов ДИ для подразделений, внесение корректив;
- утверждение должностных инструкций приказом по компании, введение в действие.
Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.
Должностные лица, нарушающие установленные правила хранения кадровой документации, могут быть привлечены к ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.
Нотариус может принять документы и без описи, если они упакованы надлежащим образом (упаковка скрепляется печатью нотариуса, подписывается им и лицом, сдавшим документы). В таких случаях нотариус несет ответственность за сохранность упаковки.
Срок хранения должностных инструкций работников по технике безопасности.
Срок хранения инструкции определяется ее типом, так должностная инструкция может быть типовая и индивидуальная. Типовые или примерные инструкции разрабатываются в соответствии с определенной должностью, согласно штатного расписания организации, индивидуальные же пишутся непосредственно под конкретного единственного человека.
Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.
В любом случае должностные инструкции формируются в отдельное дело (Основные правила работы архивов организаций одобрены решением Коллегии Росархива 06.02.02). Это дело имеет постоянный срок хранения (ст. 35а Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00).
Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п.
Сроки хранения должностных инструкций
Пояснение «после замены новыми» означает, что срок хранения должностных инструкций исчисляется с 1 января года, следующего за годом их замены новыми.
Для некоторых сотрудников формировать должностную инструкцию вообще не обязательно, достаточно указать все пункты относительно должностных обязанностей, прав и ответственности в трудовом договоре.
Возвращение принятых на хранение документов производится по предъявлении свидетельства и описи либо по решению суда.
Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.
Сколько хранятся должностные инструкции работников
Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.
Пояснение «после замены новыми» означает, что срок хранения должностных инструкций исчисляется с 1 января года, следующего за годом их замены новыми.
Роль должностных инструкций в организациях нельзя недооценивать. Именно этот документ является нормативным основанием для применения к рабочему персоналу мер воздействия.
Кто разрабатывает должностные инструкции в организации
Поддерживаю. Такая расписка — вещь серьёзная, и в ряде случаев может сыграть немаловажную роль. О сроке хранения в таком случае нужно посоветоваться с кадровиками и юристами.
Какую при этом следует проставить печать (круглую печать организации либо печать отдела кадров)? Кто….
Необходимо помнить основные требования квалификационных справочников в отношении основных категорий специалистов при составлении должностных инструкций (см. приложения 1 и 2). Должностные обязанности.