Как правильно оформлять протоколы заседаний
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно оформлять протоколы заседаний». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
При описании вынесенных решений необходимо использовать такие глаголы как: отметить, принять, рассмотреть, акцентировать, консолидировать и иные, желательно, чтобы они находились в начале предложения. Также нужно указать сроки решения поставленных задач.
Секретарь делает выписку, в которой указывается «шапка», вводная часть и основная часть. Всю повестку дня и информацию по каждому вопросу не обязательно указывать, а лишь ту часть, которая интересует лицо, которое запрашивает информацию.
Содержание:
Как правильно писать протокол собрания образец
Во вводной части указываются председатель, секретарь и присутствующие (приглашенные). Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня – перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.
Все формы и виды протоколов направлены на документирование принятых решений коллегиальных органов. Также протокол составляется при проведении деловых встреч, заседаний комиссий, ведении переговоров, совещательных собраний.
В вопросах, для которых необходимо принятие коллективного решения, обязательно используется протокол общего собрания. Образец составления является единым для всех подобных мероприятий в границах одной организации. Таким образом, являясь отображением хозяйственной деятельности предприятия, этот документ имеет важное юридическое значение.
Задумавшись, как правильно оформить протокол собрания, образец которого можно скачать в интернете, предприниматель должен помнить, что бумага должна быть составлена не позднее 15 дней с даты проведения собрания. Документация выпускается в 2 экземплярах.
Протокол собрания – документ, который фиксирует ход совместного принятия решений, оказывающих влияние на деятельность учреждения. Бумага должна быть составлена во время:
- встреч с представителями других учреждений;
- решения проблем, вынесенных на комиссию;
- проведения переговоров.
Сообщаем, что 26 ноября 2019 г. в 14.00 в конференц-зале состоится внеочередное профсоюзное собрание. На повестке дня вопрос о заключении коллективного договора с работниками ООО «ПИОН».
Чаще всего, ответственность за составление необходимой документации возлагается на должностных лиц, имеющих знания касаемо решения рассматриваемого вопроса.
Основная часть протокола состоит из разделов в соответствии с пунктами повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: «СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)».
Документ с заключительным решением предоставляется для ознакомления руководителю предприятия. Решения, принятые профсоюзом, директор рассматривает и либо утверждает, либо отклоняет — по уважительной причине.
Начальника отдела кадров Зытнер Н.И., которая предложила оставить на следующий срок председателем первичной профсоюзной организации Черникову Н.Н.
В качестве даты проведения общего собрания в случае, если оно продолжалось несколько дней, указывается дата начала и дата окончания общего собрания.
Перед началом совещательных процессов, секретарь обязан внести в протокол информацию об участниках мероприятия.
Само оформление протокола должно происходить сразу после совещания, чтобы не были забыты важные моменты или не были утеряны записи. Протокол должен содержать краткое описание совещания в деловом стиле. Для этого используйте косвенную речь, пишите все в прошедшем времени: «И.И. Иванов отметил, что…».
Законодательно не утверждена форма протокола заседания, поэтому оформляется она в свободном виде с занесением обязательной информации.
Смысл этих записей заключается в том, что с ними вы не упустите ни одной важной высказанной мысли. Также записывайте имена тех, кто высказывается, чтобы помнить, кто что сказал и по какой теме. Из высказываний записывайте лишь факты, а не личные мнения или предположения.
Протокол профсоюзного собрания — это официальный документ, отражающий ход проведения заседания общественной организации, созданной с целью отстаивания интересов и прав коллектива. Оформляется для фиксации вопросов, вынесенных на повестку дня, и принятых решений.
В полном – документируйте весь ход обсуждения. Какой протокол составить, решает тот, кто председательствует на совете или совещании.
Протокол общего собрания членов, принимающих участие в хозяйственной деятельности организации, должен быть оформлен не позднее 15 дней с даты его проведения. Документ составляется в двух экземплярах и обязан содержать определенный набор данных:
- Дата и место проведения собрания.
- Число , которыми владеют участники.
- Общее число с учетом отсутствующих участников.
- Фамилия и имя председателя собрания.
- Состав президиума.
- Повестка дня.
Для начала посмотрим, как Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти предписывает оформлять краткую форму протокола. При этом напомним, что положения данного документа являются обязательными лишь для федеральных органов исполнительной власти.
В конкретной ситуации пишется слово «Протокол». Далее нужно дать определение собранию и коллегиальному органу, ответственному за проведение собрания. В приведенном примере мы будем рассматривать «Протокол производственного совещания».
Общий алгоритм составления и оформления протоколов заслуживает самого внимательного и подробного изучения не только секретарями, ведущими делопроизводство, но и руководителями, специалистами, организующими процедуры корпоративного управления.
Зачем требуется протокол совещания?
Но документ с названием вида «ПРОТОКОЛ» применяется в процессе документирования и многих других видов деятельности.
Как правило, краткая форма используется, если ведется стенографическая запись совещания. В этом случае в текст не вносится информация о прениях и выступлениях, замечаниях присутствующих, а лишь фиксируется происходящее.
Мы актуализируем этот материал по мере выхода поправок или иных документов связанных с протоколом общего собрания.
Формулировки вопросов повестки дня общего собрания должны отражать суть обсуждаемых на общем собрании вопросов и исключать возможность их неоднозначного толкования. В случае, если формулировка вопроса повестки дня общего собрания установлена законодательством Российской Федерации, в протоколе общего собрания указывается соответствующая формулировка.
Напротив каждого вопроса, вынесенного на повестку дня, записывайте все мысли, высказанные в ходе совещания.
Если на собрании присутствует большое количество человек, то регистрировать можно вдвоем, а также протокол совещания можно будет заполнить совместно.
Для всех мероприятий, для фиксации хода которых должен быть составлен документ, применяется один и тот же образец протокола внеочередного общего собрания участников ООО.
Далее пишется в полном объеме список лиц, которые принимают участие в совещании. Нужно обязательно указать полностью должность всех: председателя, секретаря, всех кто выступал и присутствовал.
Как вести и регистрировать протоколы
Заголовок, дата и номер протокола. Заголовком протокола будет название коллегиального органа или вида заседания. Например, Протокол (чего?) заседания педагогического совета; совещания начальников структурных подразделений и т.д. Но текст протокола может быть изложен в разных формах: краткой или полной.
Учредитель запросил информацию о решении педсовета школы. Школа предоставила копию протокола. Это правильно?
В том, случае если секретарь плохо разбирается в рассматриваемом вопросе, то данному лицу допускается задавать дополнительные вопросы.
Основную часть протокола изложите в виде разделов. Предусмотрите столько разделов, сколько вопросов в повестке дня. Номер раздела должен соответствовать номеру вопроса в повестке дня. Оформляйте каждый раздел по схеме: Слушали – Выступили – Постановили (или Решили).
При необходимости для руководства предприятия нужна точная информация, то в этом случае он может попросить отчитаться перед ним сотруднику. Не обязательно описывать каждое слово, так как нужно оговорить лишь положение ситуации в целом.
Имеются на практике и такие ситуации, когда требуется каждое слово или фразу изложить соответствующим образом в документе. Это особенно отмечается, когда совещание проводится в современной организационной структуре и где необходимо одновременно решить целый ряд вопросов.
Но в реальной практике управленческой деятельности «голое информирование» встречается крайне редко. Да и ход строительства требует постоянного контроля.
В учебных и научных учреждениях протоколы фиксируют научные достижения и открытия, прием на обучение, открытие специальностей, стандарты образования, присвоение профессиональной квалификации, ученых степеней и званий, избрание на должности и другие вопросы.
Повестка дня – это перечень вопросов для обсуждения, должность, фамилия и инициалы докладчика по каждому вопросу, при необходимости – время на обсуждение вопроса.
Далее всю работу по протоколированию обычно выполняет секретарь совещания. Он вносит в документ все речи докладчиков, прения (если они были).