В обязанности офиса управления проектами входят

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «В обязанности офиса управления проектами входят». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В проектном офисе такого типа ведутся проекты находящиеся на разных стадиях жизненного цикла. Поэтому основными задачами проектного офиса как постоянной структуры — мониторить контрольные точки проектов, запускать новые проекты, внедрять результаты завершенных проектов в деятельность организации, держать фокус проектов на достижение результатов, позволяющих реализовать стратегическии цели.

При отсутствии ресурсного планирования на практике возможно возникновение конфликтов (недостаток) ресурсов. У компании могут неожиданно появиться новые проекты, которые нужно будет срочно реализовывать. Кроме того, всегда есть риск, что работа над уже имеющимися проектами затянется.

Содержание:

ГЛАВА 6 Проектный офис (ОУП) в организации

На уровне подразделения создается Функциональный Проектный офис (ФПО) — подразделение, отвечающее за функции, перечисленные выше для ЦПО, только в части конкретного функционального подразделения. ФПО создаются достаточно часто в ИТ-блоке и блоке капитальных проектов, реже в других подразделениях.

В системе используются ролевая структура трудовых ресурсов и двухуровневое планирование проектных работ: на этапе предварительного планирования работы планируются по ролям (специальностям), затем на этапе оперативного планирования производится распределение работ между трудовыми ресурсами.

Центральное мероприятие проекта, направленного на вовлечение детей и молодежи в технологическое творчество с выставкой инновационных проектов, wow-объектами и лекциями экспертов, прошедшее 31 августа-1 сентября 2019 года на площади Промышленности ВДНХ.

Одновременно должны были измениться и процесс, и инструменты, причем большинство менеджеров проектов не приветствовали эти изменения.

Проектный офис: понятие, задачи и функции

На практике инвестиции каждым предприятием осуществляются в форме инвестиционных проектов. К сожалению, при всеобщем использовании этого термина он неоднозначен. Поэтому когда говорят о каком-то деле, предполагающем осуществление целого комплекса мер для достижения конкретных целей, то считается, что…

При анализе ситуации мы выяснили, что функциональные и технические требования были недостаточны с самого начала (особенно функциональные). К субподрядчику не были предъявлены никакие требования относительно предоставления отчетов и результатов для каждого этапа. В контракте присутствовала лишь незначительная ответственность за задержки и перерасход средств.

Организация и управление производственной деятельностью организации. Основные направления- собственное проектирование и выполнение функций технического заказчика.

Начинается все со сбора информации о проектах. Создание их реестра зачастую является одним из самых эффективных шагов по наведению порядка. По мере инвентаризации и внесения ясности начинают выявляться проблемы отдельных проектов, в первую очередь проблемы с календарным планированием.

Проектный офис: создание и развитие

Состав PMO может включать следующие роли (зависит от выполняемых задач):

руководитель
методолог
менеджер по планированию
менеджер по отчетности
администратор Проектного комитета
руководитель проектов
администратор/координатор/куратор проектов
функциональный администратор информационной системы управления проектами
администратор системы стимулирования участников проектной деятельности
менеджер по обучению
тренер
аудитор
специалист по портфельному управлению
специалист по распределению ресурсов (между проектами в портфеле)

На сегодняшний день объектом самых «горячих» дискуссий в области управления проектами является проектный офис. Что это за структура? Каковы ее основные цели, задачи, функции? Какие виды ПРОФов существуют? И вообще, насколько нужно данное подразделение проектно-ориентированной организации?

Консалтинг «Проведение исследований и разработка Концепции развития ИТКС Счетной палаты Российской Федерации на период 2006-2008 г. г. и Программы развития ИТКС Счетной палаты РФ на период 2006-2008 г. г.» (РП)\n9.

Согласно общепринятой классификации И. Кендалла и К. Роллинза, выделяют несколько основных моделей офисов управления проектами: «Репозиторий», «Наставник», «ОУП (офис управления проектами) предприятия» и «ОУП, нацеленный на немедленный результат».

Исчезает прозрачность. Разнородная отчетность не позволяет охватить состояние всех проектов. Информация находится в головах менеджеров проектов, и изымать ее оттуда становится все труднее. Потребность собрать всю информацию, стандартизировать ее, сохранить и снизить негативные последствия смены или ухода менеджера проекта — вот одна из задач проектного офиса.

Также мы возьмем на себя задачу наполнения офиса квалифицированным персоналом на все время выполнения проекта, предоставим профессиональные ресурсы в области управления проектами и в части технической поддержки работы проектного офиса.

Опыт: руководства группой сотрудников и субподрядными организациями (руководители проектов, системные аналитики, разработчики, инженеры по внедрению до 20); написания инструкций, организации проектного офиса с нуля; участия и проведения тендеров – в роли руководителя проектов в составе проектной команды подготовлена конкурсная документация и выиграно 12 конкурсов.

Проектный офис (ОУП) в организации, Что такое «проектный офис», Структура, цели, задачи — По ту сторону проектов.

Заключительными этапами внедрения проектного офиса являются разработка форм отчетности проектного офиса, внедрение проектного офиса в эксплуатацию и его сопровождение в течение заранее определенного периода.

Проектный офис — структурное подразделение организации, которое определяет и развивает в организации стандарты бизнес-процессов, связанные с управлением проектами.

Обмен информацией с другими службами (Строительная площадка, (учет на месте, диспетчер, охранник), Транспорт, Механизмы, Сотрудники, Материалы, Процентовки, Расчеты с поставщиками, подрядчиками и пр., Финансы, Снабжение, Транспортный цех, Цех оборудования, Технологи (нормативы, технологические карты), Документооборот (разрешительная и строительная документация по объекту).

Отдельным этапом внедрения проектного офиса являются мероприятия, связанные с обучением руководящего состава компании, разработкой локального нормативного акта (положения) о проектном офисе, должностных инструкций руководителя (руководителей) проектного офиса.

Когда управление отдельными проектами достигает определенной зрелости, большое количество разнообразных по целям и масштабам проектов должно быть систематизировано и сгруппировано в программы и портфели проектов.

На первый взгляд может показаться, что РМО полностью идентичен роли менеджера проекта с той лишь разницей, что РМО — это еще и организационная структура. Это не так. Роль проектного менеджера принципиально отличается от деятельности РМО. Так, если проектный менеджер должен выполнить конкретные цели проекта, то РМО обычно рассматривает возможности достижения более хорошего результата.

Если организация столкнулась с одной или несколькими из перечисленных проблем (а зачастую они встречаются группой), то создание РМО — логичный выход из сложившейся ситуации.
Эти задачи, например, может решать группа координаторов, состоящая из ресурс-менеджеров по каждому проектному подразделению. Принятие решений по управлению ресурсами лежит на руководителях проектных подразделений, а информацию по управлению ресурсами для них предоставляет именно группа координаторов. Концепция ресурсного планирования в ОУП показана на рис. 6.4.

А что творится с отчетностью по проектам! Некоторые предоставляемые руководству отчеты содержат излишне много информации, их очень трудно «переварить», другие, наоборот, недостаточны для принятия управленческих решений. Начальство в шоке. Что делать? Как всем этим управлять?

Важными задачами, стоящими перед руководством офиса управления проектами, становятся и определение прав и обязанностей членов команды проекта, оценка загрузки работой персонала, делегирование полномочий и разработка правил взаимодействия между подразделениями. Кстати, о взаимодействии. Оно предполагает постоянную передачу определенной информации.

Должностная инструкция Руководителя ОУП, Редакция 1.0

Офис управления проектами – важный инструмент повышения эффективности и результативности проектов, но его создание в качестве постоянного подразделения компании не всегда возможно или экономически обосновано.

На данном этапе наиболее силен субъективный фактор– включаются лоббистские силы, которые пытаются доказать руководству, что их проекты самые эффективные и нужные для компании.

Авиакомпания сама не произвела достаточного планирования проекта, и не потребовала этого от основного участника – субподрядчика. Авиакомпания откладывала реакцию до того момента, когда ущерб уже был причинен – когда они решили привести в порядок контроль над проектом.

Отсюда возникает необходимость в новой организационной рамке, включающей несколько подразделений, которые будут в проекте уже единой командой. Люди находятся в своих функциональных штатных единицах, но при этом совмещают основную деятельность с проектными ролями.

Проектный офис (или офис управления проектами — далее ОУП) обеспечивает разработку методологии У П, и именно он контролирует ее применение. Организация начинает планировать и оказывать влияние на основные контрольные события проектов II]. Функционально-ролевая модель ОУП показана на рис. 6.2.

После согласования и утверждения бизнес-плана данный проект попадает в пул ,проектов потенциально интересных для реализации в составе портфеля проектов.

Появление на свет нового проекта происходит в «муках творчества». Необходимо не просто сформулировать идею, инициатор проекта должен подготовить грамотное техническое и экономическое обоснование, что для самого инициатора может быть совершенно непривычным делом.
В настоящее время существует немало теоретических изысканий на предмет офиса управления проектами, проведенных специалистами-практиками.

В таком случае проектный офис как временная структура формируется для реализации новой деятельности, которая охватывает сразу несколько подразделений. В случае назначения одного подразделения главным за проект, возникает риск, что другие подразделения, участвующие в проекте, могут препятствовать его реализации или же просто не быть вовлеченными.

Проектный офис – подразделение, отвечающее за методологическое и организационное обеспечение проектного управления в организации, планирование и контроль портфеля проектов, внедрение и развитие информационной системы планирования и мониторинга проектов, формирование сводной отчетности по программам/проектам.

Функции Проектного офиса

Существуют разные классификации Проектных офисов по типам выполняемых функций, но ни одна из них не является идеальной. Более правильно разделять функции PMO на базовые и расширенные. Базовые функции используются всеми Проектными офисами, расширенные подбираются в зависимости от поставленных задач перед PMO.

Базовые функции:

разработка и внедрение методологии управления проектами и контроль соблюдения методологии управления проектами
формирование реестра проектов и сводной отчетности по проектам
помощь в планировании и контроль реализации отдельных проектов по запросу или на постоянной основе

1С:PM Управление проектами ПРОФ

Дальнейшая поддержка и настройка продукта также требуют в большей степени знания бизнеса компании, чем знания информационных технологий.

Казалось бы, можно пригласить внешних специалистов-экспертов с опытом работы и постановки проектного управления в других компаниях.
Увеличивается и объем обучения: каждый руководитель проекта должен хорошо понимать и уметь использовать на практике требования разработанного стандарта.