Электронный и бумажный документооборот сравнительная характеристика
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Электронный и бумажный документооборот сравнительная характеристика». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Такая процедура окажется дорогой и длительной. Не возбраняется, конечно, доверить генерацию ключей администрации ЭДО, которая потом отошлет дискеты почтой, но тут не избежать угрозы несанкционированного доступа к секретным ключам и возможных отводов в суде.
Современное законодательство наделяет некоторые электронные документы, применяемые в некоторых ситуациях, юридической силой – такой же, какую имеют бумажные оригиналы.
Содержание:
Особенности организации бумажного и электронного документооборота
Подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО). Получить код GTIN — для … товаров. Подключиться к системе ЭДО. Зарегистрироваться в системе «Честный … маркировке, является электронный документооборот (ЭДО), который сопровождает товар подтвержденными … « Закупки » – « Текущие дела ЭДО ». Рабочее место ЭДО позволяет контролировать работу с … передаточный документ).
Тактические преимущества СЭД наиболее облегчают работу рядовым сотрудникам, поэтому именно они отметят улучшения в первую очередь.
Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.).
Развитие технологий внутреннего документооборота
Также такой способ хранения надежен в плане хранения самих документов (например, в архиве), так как в этом случае угрожать может лишь какое-нибудь очень серьезное стихийное бедствие (пожар, наводнение).
Достоинства электронного архива, сами по себе весьма ценные, в такой ситуации отойдут на второй план: придется искать бумажный оригинал документа!
В ходе нашего исследования, в результате внедрения новых технологий, проблемы на предприятии полностью не исчезают, вместо них появляются новые.
Принятый в январе 2002 года Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» дает организациям возможность создавать системы обмена исключительно электронными документами, при котором электронный документ может выступать оригиналом, не нуждающимся в дублировании твердой копией.
Однако встречаются нормы, предписывающие распечатывать электронные документы, чтобы помещать их в дело на бумажном носителе.
Мы уже давно говорим о том, как электронные документы плотно входят в жизнь компаний, особенно это касается финансовых организаций. Требования налоговых органов к обмену по телекоммуникационным каналам связи становятся все четче, а иногда и жестче. Крупные организации не отстают и, переходя на ЭДО, тянут за собой своих контрагентов. Например, выделенный Андреевой В.И как часто используемый подход – создание и поддержание разумной схемы размещения файлов на сервере как механизма совместной работы, использование электронной почты как средства передачи документов и контроля исполнения. Как показывает практика, данные меры работают только до определенного момента.
После получения и обработки бумажных документов, в случае большого трафика, могут возникнуть трудности при занесении в данных в учетную или ECM-систему.
В случае использования электронного документооборота требуется гораздо меньше затрат на перестройку документооборота при изменении внешних условий, например требований со стороны фискальных органов по изменению формы отчетности.
Федеральный закон о бухгалтерском учете требует хранить такие документы не менее 5 лет. Но кроме этого закона есть множество других законов и требований о хранении разных типов документов – закон об архивном законодательстве, требования налогового кодекса и т.д. И, к примеру, документы об учете кадров организация должна хранить не менее 75 лет!
Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями.
Первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции (оплаты товара, выдачи наличных денег под отчет и т.п.) или непосредственно после ее окончания. Он подтверждает совершение операции.
Осуществление документационных процессов связано с созданием, хранением, передачей и использованием больших массивов документированной информации. Сокращение трудозатрат, связанных с этими процессами, и повышение качества работы с документной информацией достигаются различными путями.
Идея смешанного электронно-бумажного документооборота лежит в основе концептуального подхода, предусматривающего поэтапное расширение сферы применения электронных документов. Данное обстоятельство представляется особенно важным с учетом того, что сейчас разные организации находятся на различных этапах внедрения и применения технологий электронного документооборота.
Преимущества системы электронного документооборота
Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый — заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту.
Пакеты документов отправляют из организации с сопроводительными письмами. Электронные документы – не исключение. Но иногда нужно отправить сопроводительное письмо с несколькими бумажными и несколькими электронными приложениями. В таком случае сначала нужно подготовить электронное приложение: записать его на компакт-диск или флеш-карту. Затем составить сопроводительное письмо.
Для большинства малых предприятий и торговых организаций вполне хватит стандартных «коробочных» решений.
Проведите сравнительный анализ систем бумажного и электронного документооборота. Обозначьте преимущества и недостатки каждой из систем, сделайте вывод о более эффективной системе.
ЭДО (электронный документооборот)
Это упростило работу большинства служащих, а также позволило перейти на следующий этап развития документооборота – электронный документооборот. Рассмотрим каждый из них.
Рост интереса к электронным архивам, созданием которых профессионально занимаются наши специалисты, вполне объясним.
Возникает вопрос о том, как поступить: оставить бумагу как есть и постепенно переводить определенные виды документов в электронный вид, либо же собрать всё в одно место и постараться организовать параллельную работу с двумя типами документов?
При организации единого архива нужно учесть все различия в процессах работы с первичными документами, поэтому пройдемся по уже выделенным особенностям.
Незаменимость бумажных экземпляров документов
Система электронного документооборота должна обеспечивать также полноценную работу с самими документами в электронной форме.
Одним из базовых элементов обеспечения эффективности любого управленческого механизма является документационное обеспечение, или, используя привычные термины, система документооборота. Современные технологии позволяют организовать полностью безбумажный обмен документами, однако на практике электронные документы часто выступают всего лишь двойниками бумажных документов.
При возникновении подобного события участник системы обязан незамедлительно уведомить администрацию системы (или ее подразделение — центр управления ключевой системой) о факте компрометации. В свою очередь, администрация должна блокировать открытый ключ участника в справочнике и оповестить об этом других участников (обновить у них справочники).
3. Что нужно для перехода на электронный документооборот?
Но часто возникают вопросы: если перейти на цифровой документооборот, то не будут ли при налоговой проверке у них запрашивать оригиналы документов в бумажном виде? И обязательно ли иметь бумажные копии, чтобы предоставлять их по требованию инспекции? Внесем ясность.
В связи с этим под электронным документом в узком смысле следует подразумевать документ, созданный и подписанный в электронной форме, с соблюдением установленных требований. Бумажный подлинник у такого документа не создается. Если подписывается документ собственноручно одним и тем же лицом, как на бумажном носителе, так и в электронной форме, то можно говорить о существовании дубликата документа.
Инертность человеческих привычек является основным препятствием для внедрения на предприятиях систем электронного документооборота (СЭД). Их преимущества вскоре станут предопределяющими в конкурентной борьбе, поэтому уже сейчас нужно задумываться о переводе офисной работы на цифровые рельсы.
При этом, с документоведческой точки зрения, важно различать собственно электронный документ и электронную копию или электронный образ документа.
Правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронных документах регламентирует Федеральный закон Российской Федерации от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
В последние годы теория и практика делопроизводства стремятся «подружить» электронные и бумажные документы, чтобы успеть за стремительно уходящим в онлайн-пространство документооборотом и при этом сохранить его юридическую значимость.
Дешевизна – для бумажного документооборота отсутствует необходимость покупать дорогостоящую технику и лицензионное ПО, как для электронного, а также не нужно платить за обучение сотрудников. Самый минимум при работе — это бумага и ручка, в усовершенствованном варианте это компьютер в базовой комплектации, бумага и самый дешевый принтер.
Важным параметром СЭД является её модульность, позволяющая расширять функциональность без существенного изменения основных настроек.
Размышлять об этом и рассматривать некоторые варианты технологии смешанного документооборота приходилось еще в начальный период внедрения систем автоматизации документооборота.
А совсем недавно и Минфин рассмотрел вопрос о том, чтобы принимать затраты для исчисления налога на прибыль на основании электронного документа. Расходы относятся к тому же налоговому периоду, в который они возникают, независимо от времени фактической их оплаты.