Книга учета движения трудовых книжек
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Книга учета движения трудовых книжек». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
После того, как вы прошили книгу учета, ее надо опломбировать. Поставить пломбу на книгу учета движения трудовых книжек можно несколькими способами. Самый простой – купить готовую пломбу-наклейку в магазине. Другой вариант – изготовить самостоятельно.
В настоящее время сургучную печать найти проблематично, поэтому в большинстве организаций вместо этого наклеивают на обратной стороне книги на концы шнура, которым она прошита, листок с печатью организации на записи «Прошито и пронумеровано столько-то листов. Дата». К сожалению, это не является гарантией отсутствия претензий у проверяющих.
Каждая из граф имеет чёткое назначение, а в целом и общем они отражают процессы приёма, создания, выдачи, пересылки и передачи документов, подтверждающих реальный трудовой стаж гражданина.
Содержание:
Кто ведет журнал учета трудовых книжек
Кроме этого учёту в журнале подлежат книжки, оформленные непосредственно на предприятии на чистом бланке. Они заводятся работникам, которые приступают к трудовым обязанностям впервые.
Для того, чтобы её оформить, нужно заполнить 11 граф, каждая из которых содержит совокупность сведений о трудовой владельца и об основаниях её принятия на хранение, которыми являются приказы о приёме на работу. Две последние графы – 12 и 13 оформляются при увольнении.
Согласно записям в специальном журнале можно отследить движение трудовых книжек, их поступление и выдачу. Работодатель обязан выдать трудовую книжку при увольнении работника. Поэтому отследить выполнение законодательных требования можно по дате выдачи и подписи получателя документа.
Многие не знают, нужна ли специальная книга учреждению. По закону регистрация документов обязательна как для организаций, так и индивидуальных предпринимателей.
Журнал регистрации трудовых книжек ведут кадровые подразделения работодателя. При отсутствии кадровых служб, ведением может заниматься бухгалтерия.
Образец заполнения книги учета движения трудовых книжек и вкладышей
Все работодатели обязаны вести журналы (книги) учета трудовых книжек по специальной форме. Рассмотрим бланки этих форм и особенности их заполнения в 2019 году.
При трудоустройстве в журнал вносятся данные о новых сотрудниках, а при расторжении трудового соглашения там фиксируется дата выдачи на руки трудовой книги бывшему работнику под роспись. Как прошить книгу учета?
Прошивка книги выполняется сотрудником кадрового отдела, и он обязан знать о том, как прошить книгу учета движения трудовых книжек правильно.
Книга заполняется аккуратно, без помарок, шариковой ручкой или чернилами синего, фиолетового или чёрного цвета.
Штрафы За отсутствие книги учета данных трудовых книжек или за несоответствующее ее заполнение компании грозит ответственность административного характера в виде штрафа (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ). Размеры санкции составляют: для должностных лиц 1-5 тыс. руб.; для ИП 1-5 тыс. руб.; для юрлиц 30-50 тыс. руб. На фото ниже можно увидеть, как должен выглядеть журнал учета (кликабельно): Кто заполняет? Журнал учета трудовых книжек можно купить готовый, а можно распечатать шаблон, который легко скачать. Некоторые даже разлиновывают обычную тетрадь и прошивают ее. Скачайте бесплатно бланк журнала учета трудовых книжек здесь.
Документ утвержден постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 «О трудовых книжках» (приложение к Инструкции о порядке ведения трудовых книжек).
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них
В графе 7 указывают должность (профессию, специальность) человека в соответствии с трудовым договором. Вместо них также можно указать конкретную трудовую функцию (ст. 57 ТК РФ).
При этом старая книга должна храниться весь положенный срок, поскольку в ней записаны сведения о ранее полученных и о выданных уволенным сотрудникам трудовых книжках.
Затем сделайте надпись о том, сколько страниц в данной книге прошнуровано и пронумеровано. Рядом поставьте подпись и дату. Если в компании есть печать, то поставьте ее на надпись так, чтобы часть оттиска заходила на обложку (п. 2.2 Инструкции, утв. постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69, приказ Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).
В большинстве случаев дата приема на работу и дата заполнения трудовой книжки не совпадают, поэтому в этой книге лучше вписать дату приема сотрудника на работу.
Оплатить покупку товара Книга учета движения трудовых книжек на скрепке (48 листов) можно за безналичный и наличный расчет. Бесплатная доставка при заказе свыше 3000 р.
Используется для печати газет или аналогичной продукции. Имеет малую плотность и соответственно не высокую износостойкость. Преимуществом такой бумаги является низкая цена.
Как вести книгу учета движения трудовых книжек?
Заполнение журнала производится в определенном порядке. Самостоятельно изменять его запрещается. Важно знать основные правила оформления, чтобы проверяющие органы не привлекли работодателя к ответственности.
Момент заполнения последней колонки у многих неопытных кадровиков вызывает вопросы, которые необходимо рассмотреть отдельно. Казалось бы, нет ничего проще проставленной в 13 графе подписи при получении трудовой. Однако в случае неявки за ней работника лично, возникают сомнения в том – кто может поставить подпись.
Также законом РФ предусмотрены и правила хранения книг учета и движения трудовых книжек. Если старая книга учета закончилась, необходимо начать новую.
Книга учета трудовых книжек — это документ, без которого нельзя правильно вести учет трудовых книжек, а это прямая обязанность нанимателя. В статье расскажем о том, как правильно его организовать и что будет при нарушении установленного порядка.
Правительство определяет не только вид самих трудкнижек, но и порядок обращения с ними, так говорится в статье 66 ТК РФ. Подробная регламентация вопроса — в Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (ред. от 31.10.2016).
На законодательном уровне предусмотрена смена ответственного за ведение документационного учета, подразумевающая оформлении изменений посредством приказа, и передачу книги учета новому лицу с использованием внутреннего документа по предприятию акта-передачи.
В статье разберемся, кто ведет журнал, как правильно регистрировать книжки, как опломбировать документ.
Желательно, чтобы эта книга имела твердый переплет, так как ее заполняют в течение нескольких лет, а после передают в архив на длительное хранение.
Книга учета движения трудовых книжек на скрепке (48 листов)
Ламинация позволит надолго сохранить привлекательный внешний вид полиграфической продукции и надежно защитит ее от загрязнения и механических повреждений.
Все листы указанных документов нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью генерального директора и скрепить сургучной печатью либо опломбировать.
На титульном листе запишите название компании и дату начала заполнения. Также запишите дату, когда книга закончится.
Основные правила заполнения журнала движения трудовых книжек
Следующие 3 графы (2, 3 и 4) предназначены для отражения даты, когда книжка конкретного работника поступила к работодателю. Следовательно, здесь следует указывать дату приема этого работника на работу либо, если пришел человек без опыта и работодатель сам заводил ему трудовую книжку, дату оформления новой книжки.
После того, как обложка готова и блок отпечатан, происходит их скрепление на скрепку, а если в блоке больше 60 страниц, то скрепление осуществляется на термоклеевой машине.
Вначале на книге необходимо сделать три (иногда делают два) отверстия, в которые будет вдета нитка (шнурок). Для этого можно воспользоваться широким дыроколом или же простым шилом. Проколы отверстий следует делать с левой стороны, на полях книги (в основном отверстия прокалываются в центре полей, для того чтобы не навредить читабельности книги учета в момент перелистывания страниц).
Далее этот блок вставляется в переплетную крышку. (Используется одна переплетная крышка состоящая из картона плотностью 2,5 мм обтянутая бумвинилом). Потом блок соединяется с крышкой с помощью форзаца — бумажного листа. На верхнюю и нижнюю часть корешка блока приклеивается каптал, для визуальной красоты и законченности изделия.
Срок хранения книги учета движения трудовых книжек
Книга должна быть опломбирована или удостоверена печатью организации при ее наличии (п. 41 правил, утв. постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225, разъяснения, утв. приказом Минтруда России от 31 октября 2016 г. № 589н).
По этим записям можно отследить подлинность сведений в книжке её владельца, а также – восстановить картину его деятельности или трудовой стаж в случае утери трудовой.
За отсутствие книги учета трудовых книжек предусмотрен штраф в размере до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ)!
Как прошить книгу учета движения трудовых книжек
Для того, чтобы подготовить журнал для пломбировки, нужно выполнить еще один этап работ – приклеить нити к журналу. Этот процесс имеет ряд особенностей. Порядок выполнения:
- Крепко затянуть нити.
- Завернуть на край обложки.
- Приклеить. Само приклеивание осуществляется при помощи листка бумаги, оформленного определенным образом.
Блок журнала пробивается двумя отвертиями диаметром 6 мм, которые расположенны на расстоянии 80 мм друг от друга, со стороны корешка по середине журнала.
По общему порядку, когда сотрудник приходит на работу, он отдает в отдел кадров свою трудовую книжку, куда работодатель вносит запись о приеме в штат. Если же специалист ранее нигде не работал, работодатель сам заводит для него трудовую книжку и, соответственно, заполняет ее.