Учет бензина по топливным картам
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет бензина по топливным картам». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Но и это еще не все. В компании необходимо организовать документооборот для обеспечения полноты, достоверности и прозрачности учета топлива. Для этого придется утвердить соответствующие бланки. Путевой лист, журнал учета путевых листов, акт на списание топливных карт — образцы этих документов можно как разработать самостоятельно, так и использовать унифицированные формы.
Топливная карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Она не является средством расчета (платежа) за приобретаемое топливо.
Содержание:
Учет топливных карт на предприятии
Этапы оформления карты:
- Зарегистрировать электронный кошелек в нефтяной компании.
- Создать личный кабинет.
- Определиться с параметрами договора:
При бесплатном получении ее не нужно показывать. Получение ее для временного использования такое же, как при ОСНО. Если она приобретается за счет денег компании, то ее цену включают в расходы, из которых потом начисляется единый налог. Сводные документы об отпуске нефтепродуктов, представленные поставщиками по окончании периода, могут служить для сверки с показателями бухгалтерского учета.
Если поставщик ГСМ взимает плату за изготовление электронных носителей, их при поступлении целесообразно отразить в составе ТМЦ, а затем списать их стоимость на текущие расходы организации.
Если рассматривать карты исключительно как техническое средство для учета операций получения топлива (носитель информации), то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей наиболее оправдана организация учета карт на забалансовом счете 03 «Бланки строгой отчетности». Это не означает, что топливные карты являются бланками строгой отчетности.
Юрлицу, желающему стать корпоративным клиентом, необходимо заключить договор на обслуживание с сетью АЗС и запустить процессинг топливных карты.
По этим документам показывают, сколько литром топливных товаров было куплено, какой объем надо сверить. Списание проводится по таким показателям:
- предоплата за топливо;
- топливо, переданное по договору поставки;
- НДС, высчитанный по счетам;
- НДС, определенный по книге закупок;
- общая списанная цена топлива, купленного и заправленного в транспортное средство.
Как учитывать топливные карты в бухгалтерском учете
Бухгалтерский учет ГСМ по топливным картам отражается в проводках. При покупке топлива делаются следующие проводки:
- Д 60 – аванс – К 51 (переведенная сумма как вести учет гсм по топливным картамза ГСМ отражаются как аванс).
- Д 68 – К 60 – аванс (принятие к вычету НДС по авансу после получения соответствующего счета-фактуры).
Разработкой карточных продуктов обыкновенно занимается маркетинговый отдел. Цель такой компании прежде всего – продавать топливо.
Ofline карты не блокируют транзакции при отсутствии связи на терминале, но обновление данных по ним идет, хоть и с задержками.
Специалист, получающий карту, не приобретает наличных средств. Поэтому предоставленную ТК не следует отражать на счете 71. Также в бухучете не фиксируется выдача карты специалисту.
Если компания решила использовать в своей работе топливные карты, она должна учитывать некоторые нюансы.
- В компании нужно спланировать счета. Специалист для этого должен позаботиться об открытии счета и субсчета для отслеживания за оборотом ГСМ вместе с топливной картой.
- Необходимо сочетать политику компании с такими положениями:
- стоимость трат и списания горючих и смазочных продуктов;
- методика записи затрат по этим материалам;
- постановка топливных карт на баланс фирмы;
- утверждение журнала записи карточек;
- название складов, где получают топливо;
- если компания относится к учреждениям, работающим по ОСНО, то она не должна следовать правилам бухучета 18/02.
Если в коммерческой деятельности фирмы используются транспортные средства, это предполагает необходимость приобретения горюче-смазочных материалов (ГСМ). Задача заключается не только в их рациональном выборе и покупке, но и в последующем учете. Одним из инструментов ведения бухгалтерии в этом направлении является топливная карта.
Рабочий способ экономии на грузоперевозках для юридического лица — начать использовать топливные карты. Их заказывают и используют компании, предоставляющие транспортные услуги, грузоперевозки. Из статьи вы узнаете, какие карты выпускаются, как выбрать самую выгодную и как оформить и получить карту для безналичной оплаты на АЗС.
Топливная карта – удобный тип расчета, используемый как крупными предприятиями, так и частными лицами. Рядовые граждане также могут рассчитывать на оплату горючего и масел посредством этого пластика и получить различные бонусы и cash back. В связи с этим отсутствует необходимость подвергать себя опасности, нося в кармане крупную сумму наличных денег. Кроме того, карта позволяет получать ГСМ со скидкой, ее размер зависит от конкретных условий карты и типа АЗС, на которой происходит заправка. Что касается юридических лиц, то для них предусмотрены очевидные достоинства пользования этим продуктом:
- Полный контроль расчетных мероприятий за определенный объем топлива на предприятии. Провести наблюдения можно в режиме онлайн в персональном кабинете. В итоге каждый руководящий специалист может просчитать, какое количество топлива и денег было потрачено водителем.
- Удобная система оплаты. Можно провести заправку с помощью топливных карт на любой автозаправочной станции, причем использовать то горючее, которое необходимо автомобилю.
- Универсальность решения коммерческих и хозяйственных задач. Благодаря современной расчетной схеме, можно обеспечить решение любых задач, связанных с заправкой.
- Экономическая выгода. Приобретение специальных пластиковых карт на топливо способствует возврату налога на добавленную стоимость и полному сокращению расхода бюджета организации.
- Рационализация формирования себестоимости продукции. У предприятия имеется возможность включения цены ГСМ в расчет себестоимости продуктовых единиц фирмы.
- Экономия денег посредством получения различных скидок и бонусов. В настоящее время этот аспект является как никогда впечатляющим, что связано со сложностью экономической ситуации на территории страны.
- Оказание полноценной информационной поддержки со стороны персонального менеджера. Помощь в оформлении топливных карточек. При этом они гарантированы для каждой компании, как и профессиональный подход со стороны работников.
Количество топлива, которое разрешено тратить в месяц, информация о скидках, отсрочках платежа, прочих аспектах сотрудничества прописывается в договоре и доступна в личных кабинетах поставщика ГСМ.
Как выдать и отразить в бухучете и при налогообложении топливные карты для приобретения ГСМ? Как отразить в бухучете и при налогообложении приобретение ГСМ по топливным картам? Ответ в статье.
Бухгалтерские проводки на примере
ГСМ подлежат списанию по фактическому расходу (не важно, как горючее оплачивалось):
- на счет учета затрат списывается в рамках норм;
- на счет учета стоимости оказанных услуг, выполненных работ или проданных товаров (при осуществлении предпринимательской деятельности);
- на счет учета затрат со взысканием недостачи с виновных лиц или со списанием из средств установленных источников в будущем (при превышении норм).
Также бюджетные учреждения практикуют списание ГСМ методом скользящей оценки, когда материалы подвергаются оценке по стоимости запасов по состоянию на первый день месяца, и стоимости всех поступлений за этот месяц.
Топливная микропроцессорная карта, выпускаемая топливной компанией или владельцем сети АЗС, — это техническое средство учета отпуска нефтепродуктов на АЗС, на которых разрешен прием смарт-карт. Карта не считается платежным средством. При этом она может быть лимитированной или нелимитированной.
Затраты на закупку рассматриваемого средства накопления бонусов и скидок учитываются по категории 10.6 (другие материалы). Источник информации — накладная по товару.
Учет топливных карт в бухгалтерском учете — это способ контроля объемов приобретения ГСМ сотрудниками организации, за который обычно отвечает бухгалтер компании.
Учет ГСМ по топливным картам и топливных карт
Списание топлива по топливным картам юридического лица происходит в порядке, который будет прописан в договоре, заключенном между покупателем и поставщиком АЗС.
Все мероприятия фиксируются договорами, которые заключаются между реализатором (АЗС) и потребителем (компанией).
Существует определенная специфика ГСМ. В частности, в процессе образуется временной разрыв между поставкой в бухгалтерию соответствующих бумаг и датой заправки ТС. Заправка транспортных средств осуществляется каждый день, а отчеты от поставщика материалов поступают в заключительный день месяца. Рассмотрим базовые правила по учету:
- Нужна Учетная политика, а также План счетов.
- Специалисту необходимо открыть счет и субсчет. Альтернативный вариант – отражение на забалансовом счете.
- В политике по отражению сведений излагается эта информация: стоимость списания и оприходования бензина, метод учета трат, метод помещения карт на баланс. Также должны быть указаны названия складов оприходования ГСМ.
- Необходимо установить тип путевого листа.
- Утверждается приказ о норме расходования бензина. При этом нужно основываться на нормах Минтранса.
- Осуществляется контроль над тратой ГСМ больше установленного показателя. В путевом листе указывается как утвержденная норма, так и реальный расход. Перерасход помещается на счет 91.2 «Непроизводственные траты».
- Требуется завести журнал учета прихода и списания ТК. В нем указываются дата выдачи, ФИО специалиста, момент возврата ТК, обозначение ТС.
- Разрабатывается табличная ведомость.
В документах должен быть указан объем реально приобретенных литров ГСМ. Информация сверяется с отчетами, составляемыми на базе путевых листов и квитанций. Учет топлива на счете 10-3 производится на базе накладной и отчета.
Налоговый учет затрат на топливо
Проводки по ТК будут следующими:
- ДТ120105510, КТ1302022730, 120101610. Фиксация стоимости приобретенных карт.
- ДТ120822560 КТ120105610. Фиксация цены карт, предоставленных водителю.
- ДТ110503340 КТ120822660. Фиксация цены топлива, оплаченного ТК денежного типа.
- ДТ110503340 КТ120822660. Отражение цены топлива, которое приобретено по литровой карте.
- ДТ140101222 КТ110503440. Фиксация стоимости ресурса, направленного на текущие траты.
- ДТ110601310 КТ110503440. Фиксация цены топлива, направленного на ведение центральной деятельности.
Что такое топливные карты (ТК)? Это инструмент, отнесенный к строгой отчетности, который позволяет обеспечить достоверный и подробный учет приобретения и отпуска ГСМ для эксплуатации транспортных средств организации.
Таким образом, организация учета топливных карт на забалансовом счете 03 представляется оптимальной. Главное – закрепить такой порядок в учетной политике. Тогда ни о каком нарушении методологии бухгалтерского учета не может быть и речи.
Необходимо определить порядок работы с ТК в организации и закрепить выбранный алгоритм в Учетной политике организации. Указать, на каком счете учитываются топливные карты в учетной политике, недостаточно.
Для грамотной записи проводки, подразумевающей учет бензина по топливным картам, необходимо иметь на руках накладную, и в конце месяца происходит суммирование цен с прочими расходными направлениями. В рамках проводки обычно отражаются следующие моменты:
- деньги, которые требуются для производства и покупки карты;
- налог на добавленную стоимость и его размер;
- стоимость карточного продукта, списываемая в статью расходов.
В него включаются сведения о поступлении и расходовании средств, а также о количестве отпущенных ГСМ.
На некоторых фирмах журналы дополняются номером карты, пределом покупки по безналу, вид покупаемого топлива, другие данные.
Организация перечисляет поставщику 100-процентную предоплату, которая включает в себя стоимость топлива, цену самой карты (если карта передается организации за плату) и стоимость ее обслуживания. Некоторые нефтяные компании выдают карты бесплатно и не устанавливают плату за их обслуживание. Другие – взимают небольшую плату.
Принятие к учету и списание бензина один раз в месяц
Для получения ТК придется оформить заявку в поставляющую компанию. Форма заявки индивидуальна. Затем формируется договор с процессинговым центром доставки ГСМ (это центральный пункт сбора информации обо всех карточных системах и терминалах заправочных станций). К договору отдельным приложением прикладывается перечень всех действующих пунктов заправки, на которых поддерживается работа с ТК.Топливные микропроцессорные карты (так называемые смарт-карты) — это удобный и надежный в эксплуатации способ расчетов за топливо, наиболее привлекательный для корпоративных клиентов. Держателями карт являются в основном юридические лица. Эти карты позволяют проконтролировать, когда, сколько, на какую сумму, по какой цене, на какой АЗС, какой марки были приобретены ГСМ.
Для работника-водителя этот порядок приобретения ГСМ также удобен, поскольку не нужно получать деньги подотчет, собирать подтверждающие их расход документы и сдавать авансовый отчет.
Проводки по ТК для бюджетных субъектов
Бухучет топливных карт будет формироваться и от того, какая форма учета налоговых начислений ведется в корпорации, где работают их пользователи. Если она выдается безоплатно, то ее не отображают в форме учета. Ее просто прикрепляют за юрлицом, и этот факт является гарантией того, что ее в дальнейшем не можно будет продать.
Если карта приобретена за плату, стоимость топливной карты (за вычетом НДС) учтите в составе материальных затрат. Сумму НДС отразите отдельно на счете 19 «НДС по приобретенным ценностям». Для контроля учитывайте стоимость карты за балансом.
Как можно заметить из перечисленных особенностей, сотрудник организации будет получать на расчеты в АЗС не наличные средства, а карточку. Однако ведение учетных операций все же является желательным. Их организация может быть осуществлена на базе специального учетного журнала. Унифицированной формы этот тип документации не имеет, однако определяется она каждой организацией индивидуально.
Похожие записи: