Порядок работы с исходящими документами
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок работы с исходящими документами». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Таким образом, неверно отправлять письмо по почте или курьером и при этом оставлять в организации только обычную его копию. В дело должен быть помещен равноценный экземпляр исходящего письма, то есть его визовый экземпляр.
Сроковая картотека обычно ведется в структурных подразделениях или небольших фирмах. Для ее ведения используются регистрационные карточки и небольшой картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель — это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц.
Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят так до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения.
Содержание:
ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ С ПЕРЕПИСКОЙ: ПРАВИЛО «ЗАПРОС – ОТВЕТ»
Документы, отправляемые организацией, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Обработка и отправка производятся…
При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно администратор возвращает или пересылает по назначению.
Алгоритм работы с исходящими документами отличен тем, что работа с оригиналами исходящих документов заканчивается на стадии отправки документа адресату после его регистрации.
Информация, зафиксированная в документе — это основание для принятия управленческих решений, доказательство их исполнения, материал для справочно-поисковой работы.
После того, как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документе, он становится «памятью» учреждения, «хранителем» информации, потребность в которой может возникнуть через определенный промежуток времени. Таких документов накапливается множество.
Исходящие документы — это документы, разработанные внутри предприятия и отправленные за его пределы для руководства нижестоящим органам управления (подчиненным…
Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль за исполнением документов, который ведется на персональном компьютере.
Доставка документов может происходить по почте, в том числе и электронной, телеграфу, по факсу, с курьером или командированным сотрудником.
Пятую графу заполняют в том случае, когда делают отметки об уничтожении дел, о передаче их в архив и т.д. В конце года составляется итоговая запись, в которой отдельно подсчитывают дела постоянного, временного и долговременного хранения и учитывают переходящие дела.
После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах.
При поступлении машиночитаемых документов обрабатывается только сопроводительная документация, машинные носители в упаковке передаются по назначению. Если в документе отсутствует обратный адрес, к письму подкалывают конверт с адресом. Так же поступают в тех случаях, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. В этом разделе мы рассмотрим движение на предприятии организационно-распорядительных документов от момента их создания до завершения исполнения или отправления.
Четкое выполнение требований инструкций, положений дает возможность организации рационального документооборота компании — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Индексы дел должны состоять из обозначения структурного подразделения и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения или учреждения. Например: 03-12, где 03 – индекс структурного подразделения, 12 – номер дела по порядку.
Работа с исходящими документами: Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам.
Фактически сразу после сканирования документа и помещения его электронной копии в базу данных бумажный оригинал становится ненужным.
Работа с исходящими документами: Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам.
Рассмотрим разные варианты обработки корреспонденции с точки зрения того, как секретарю (или другому ответственному за ведение делопроизводства) сохранить оригиналы документов у себя, чтобы вовремя поместить их в дела.
В каждой организации он может быть построен по-разному. Существенная часть документов приходит заказными письмами Почтой России. По сложившемуся порядку за этими письмами (в том числе если они проходят на А/Я (абонентский ящик, арендованный организацией на каком-либо почтовом отделении) нужно будет кому-то идти в почтовое отделение по местонахождению организации и их получать.
Еще по теме Порядок работы с входящими документами:
Как уже отмечалось в первой главе, в документационном обеспечении учреждения можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы.
Любая организация, контактируя с контрагентами в производственной, торговой, хозяйственной сфере, с контролирующими органами, имеет дело с входящей корреспонденцией.
Маршрут движения входящих документов зависит от принятой в учреждении технологии работы с документами. Процесс регистрации имеет два этапа: внесение в регистрационные формы данных о полученном документе и дополнение этих данных резолюцией, сроками исполнения, указаниями по исполнению после рассмотрения руководителем.
Регистрации подлежат документы, являющиеся ответами на поступившую корреспонденцию, и документы инициативного характера после их подписания первым руководителем или одним из его заместителей.
На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки в двух экземплярах, в которой отправитель проставляет свою фамилию и дату отправки. Один экземпляр описи со штемпелем отделения связи подшивается в дело.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
Регистрация производится путем занесения реквизитов документа в регистрационную форму (журнал, картотеку, компьютер), при этом создается база данных о документах организации.
Доставка и отправка документов в компанию осуществляется средствами почтовой, курьерской, фельдъегерской и электросвязями (телеграф, телефон, электронная почта). Документы могут доставляться работниками компании, получившими их в других организациях и компаниях, и посетителями.
Работа ума и работа тела В ходе исследования по подготовке отделения фирмы IBM в Санта-Терезе, описанного в главе 9, Мак-Кью и его ассистенты изучили распределение времени по различным режимам работы.
Учреждение (организация, предприятие) по своему усмотрению может выбрать оптимальный состав регистрационных граф. Для регистрации входящих и исходящих документов с помощью персонального компьютера можно использовать те же графы регистрационного журнала или карточки.
Это экземпляр исходящего документа, имеющий такую же юридическую значимость, как и основной. Его назначение – остаться в организации, создавшей письмо, после того как его основной экземпляр будет отправлен адресату.
Порядок работы с входящими документами
Исходящие документы создаются в организации и предназначены для отправки другим организациям или частным лицам.
Управление документами электронной почты Электронная почта как средство приема-передачи сообщений между компьютерами путем использования электронных сетей – это эффективный инструмент внутренней и внешней управленческой коммуникации организации.
После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах исходящего документа. Зачастую документ прибывает в организацию с сопроводительным письмом. А бывает, что сопроводительное есть, а приложений к нему, указанных в сопроводительном письме, – нет. Очень редко, но при наличии спорных ситуаций с контрагентами бывает ситуация, когда при вскрытии заказного письма обнаруживается… чистый лист бумаги.
Любой секретарь знает, что письма делятся на две большие группы: входящие и исходящие. Эти два потока документов существуют в каждой организации. Порядок работы с документами может отличаться, но входящие и исходящие письма есть везде. Где-то их набирается всего несколько единиц за год, а где-то на переписке строится бизнес, поэтому документов скапливается много тысяч.
Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены по почте,…
При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций, соблюдение которых позволяет ускорить сроки прохождения документов, избежать сбоев в их обработке, создать условия для своевременного и качественного их исполнения.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими: составление проекта документа исполнителем; проверка правильности оформления проекта документа; согласование проекта документа; подписание документа руководителем (утверждение — в необходимых случаях); регистрация документа.
Первичная обработка входящей корреспонденции осуществляется в день ее приема. При доставке в нерабочее время – на следующий рабочий день. Сост. Т.В. Сиганова. Делопроизводство и документооборот: Учебное пособие (для студентов экономического факультета) Сост. Т.В.