Ведение электронного документооборота в организации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Ведение электронного документооборота в организации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Что же касается обмена документами и подписания договоров между хозяйствующими субъектами, то здесь бумажные носители используются практически всегда.
Электронные документы по утвержденным форматам являются неотъемлемой составляющей бухгалтерских и других учетных информационных систем, но для того чтобы электронный документ имел юридическую силу подписанного бумажного оригинала, то есть давал право на судебную защиту, он должен быть подписан электронной подписью ответственного лица.
Содержание:
Основные этапы перехода на ЭДО
Мы также добавили возможность разрабатывать дополнительную бизнес логику в виде add-on скриптов, написанных на Python (их использование в нашей системе скорее исключение, чем правило).
Но при серьезных «форс-мажорах» (например – при пожаре) точно так же могут пострадать и бумажные документы.
Основным преимуществом перехода на электронный документооборот является экономия. Причем «прямое» снижение затрат (на бумагу, расходные материалы, почтовые услуги и т.п.) – это далеко не все.
Если вам понравилась статья, то ставьте лайки и делитесь ссылками на статью со своими друзьями и коллегами в социальных сетях.
Система электронного документооборота (СЭД) — это специальное приложение, обеспечивающее участникам обмен электронными документами, имеющими юридическую значимость.
Чтобы избежать рисков, связанных с переходом на цифровой документооборот, и обмениваться с контрагентами как неформализованными (договоры, соглашения, акты сверки и т.д.), так и формализованными документами (для которых ФНС России официально утвердила формат), правильнее осуществлять оборот электронных документов используя специально созданные системы Операторов ЭДО.
В соответствии с российским законодательством электронные документы, заверенные квалифицированной электронной подписью, равнозначны по юридической силе бумажным.
Электронный документооборот между организациями ведется по соглашению сторон об обмене электронными документами (ст. 3 Закона № 63-ФЗ).
ЭДО (электронный документооборот)
Роль может быть присвоена как конкретному сотруднику (ФИО), так и закреплена за штатной единицей (должностью) без привязки к конкретному лицу, занимающему эту должность (люди в компании меняются), и, соответственно, группе сотрудников с привязкой к ФИО или штатным единицам.
Однако просто отправить другой стороне бизнес-отношений файл нельзя. Для придания ему юридической силы, этот документ должен содержать в себе специальную электронную подпись.
Электронным документом признается любой документ, в котором информация подается в цифровой форме, пригодной для понимания человека или для обработки в компьютерной программе.
К последним относятся партнеры по ведению бизнеса, госорганы, другие граждане и т. д. Также электронный документооборот может осуществляться с торговыми площадками при заключении госконтрактов, с провайдерами и регистраторами доменов и т. д.
Документы, которые можно передавать через ЭДО
Несмотря на актуальность и эффективность применения электронного документооборота в современной финансово-хозяйственной деятельности как организаций, так и государственных органов единый нормативный акт, регулирующий внедрение электронного документооборота, отсутствует.
Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге.
При этом не была учтена цена канцелярских материалов, без которых никак не обойтись при составлении документации на бумажных носителях. К тому же, договор на бумажном носителе трудно разыскать даже под чутким руководством ответственного за архив сотрудника.
Электронные документы обладают юридической силой, поэтому их не нужно дублировать на бумаге.
Современные предприниматели выступают за социально-ответственный бизнес, а отказ от этих расходных материалов приносит пользу всему обществу.
Прежде всего это касается взаимодействия с налоговыми и другими государственными органами. И все больше организаций переходит на внутренний электронный документооборот, поскольку он не только экономит время, но и облегчает работу сотрудников, снижает потери бумажных документов и т. д.
Как понять, нужен ли переход на ЭДО и каковы будут последствия?
Система гибкая, и позволяет перенастраивать процессы, даже если по ним двигаются документы: бизнес администратор должен иметь возможность отследить документы, которые застряли, дальше он может сделать временные настройки, чтобы их запустить в исполняемый процесс, или, как вариант, вообще удалить из системы или заархивировать.
Нужно сказать, что для большинства бизнесменов речь идет не о переходе на электронный документооборот, а скорее – о расширении сферы его применения.
Электронный документооборот может сократить время на обработку и создание документов, что увеличит производительность труда работников.
1. Что такое электронный документооборот, и какие виды ЭДО бывают?
Развитие и активное внедрение электронного документооборота началось в 90-е годы, когда на российском рынке появилось большое количество программ по автоматизации делопроизводства. С тех пор эта отрасль активно развивается.
Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам и договорились о том, чтобы ими обмениваться, необходимо обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие с технической стороны, то есть организовать систему обмена.
Если администрация субъекта бизнеса принимает решение о внедрении ЭДО внутри самой организации, они должны быть готовы к несению определенных материальных затрат, как на приобретение компьютерного оборудования (сервер для системы, сетевое оборудование и т. д.), так и на приобретение самой программы документооборота.
Рынок электронного документооборота (ЭДО) в России уже сложился, и количество компаний, которые предпочитают обмениваться электронными документами, постоянно растет.
В рамках этого обмена отправка документов осуществляется в специальной системе через операторов ЭДО. На сегодняшний день крупнейшим оператором ЭДО является компания СКБ Контур, которая предлагает систему Диадок.
Есть два варианта организации системы электронного документооборота. Первый — заключить с контрагентами соглашение об электронном документообороте и обмениваться документами, подписанными электронной подписью через электронную почту.
При регистрации в системе оператора организация идентифицируется по сертификату электронной подписи уполномоченного лица и получает свой уникальный идентификатор, который может сообщить любому другому участнику для настройки маршрута обмена.
С распространением компьютеров 100% документов создаются в электронном виде. Тем не менее больше половины из них по-прежнему распечатываются для ознакомления и согласования.
При работе с бумагой документы нужно распечатывать, подписывать и согласовывать у разных руководителей. Если же их нужно отправить в другой филиал или регион, это может занять от двух недель до месяца. При работе с ЭДО находить и отправлять документы можно за несколько секунд.
Не допускается использование ПЭП для подписания электронных документов, содержащих сведения, составляющие государственную тайну, или в информационной системе, содержащей сведения, составляющие государственную тайну (ст. 9 Закона N 63-ФЗ).
При организации электронного документооборота между хозяйствующими субъектами могут применяться виды электронных подписей в соответствии с Законом № 63-ФЗ (Письмо ФНС России от 20.02.2018 № ЕД-4-15/3372).
Общим требованием ко всем электронным документам является наличие электронной подписи (далее — ЭП). Правила и виды использования ЭП установлены Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (далее — Закон N 63-ФЗ).
Подключиться к системе электронного документооборота (ЭДО). Получить код GTIN — для … товаров. Подключиться к системе ЭДО. Зарегистрироваться в системе «Честный … маркировке, является электронный документооборот (ЭДО), который сопровождает товар подтвержденными … « Закупки » – « Текущие дела ЭДО ». Рабочее место ЭДО позволяет контролировать работу с … передаточный документ).
Создание актов, выставление счета, контроль получения оригиналов бухгалтерских документов, автоматизация контроля платежей.
Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе.
Следовательно, в налоговую инспекцию, орган статистики и другим пользователям организация вправе направить экземпляры отчетности в электронном виде по ТКС, снабдив их усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя.
Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28. Ускорение документооборота стимулирует снижение дебиторской задолженности, потому что компании с большим количеством контрагентов получают платежи раньше, а клиенты в любом регионе раньше видят акты и счета на оплату, быстрее их оплачивают и не допускают кассового разрыва.