Как пишется деловое письмо пример
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как пишется деловое письмо пример». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Написание делового письма начинается с указания реквизитов. Это идентификационные элементы. Как правило, реквизиты размещаются в самом начале письма – в левом и правом верхних углах листа.
С написанием деловых писем приходится сталкиваться специалистам многих профессий. Для HR-менеджеров и рекрутеров умение писать деловые письма особенно важно, ведь это часть их основных обязанностей.
Содержание:
Письмо-просьба о выделении денежных средств
Исправлений и опечаток, а также подчисток допускать нежелательно. Письмо должно быть составлено грамотно, а текст напечатан через интервал 1,5 — 2.
Работаю бухгалтером, хорошо разбираюсь в финансах предприятия и личных. Было бы странно уметь выкручиваться и изыскивать возможности сэкономить для предприятия, и не находить таких же возможностей для себя и своей семьи.
Если в полученном письме в поле «Кому» более двух адресатов, это значит, что ответить должны оба эти корреспондента или любой из них. Определитесь, кто должен ответить. Однако, будьте осторожны с отсылкой писем, содержащих в поле «Кому» более двух адресатов: на письмо отправленное всем, Вы рискуете не получить ответа ни от кого.
Извинение. Письма с извинениями написаны для того, чтобы извиниться за то, что произошло в прошлом и какие меры принимаются для решения этой проблемы. По сути, эти письма о чем-то негативном, но с позитивным тоном. Автор принимает на себя ответственность и показывает важность проблемы, чтобы получатель не чувствовал себя проигнорированным.
Деловое письмо после проведенной встречи
Печать обязательно ставится на гарантийных письмах, офертах и рекламациях. В коммерческих, напротив, она не рекомендуется. Печать не должна занимать более 2/3 росписи должностного лица.
Большинству специалистов в той или иной области приходится писать деловые письма. Кто-то делает это каждый день, а кто-то всего несколько раз за всю карьеру.
Когда нечего предложить адресату или в контексте данной просьбы это неуместно, то лучше ввести адресата в курс дела. Здесь нужно описать ситуацию настолько полно, насколько это нужно для понимания актуальности просьбы и важности ее выполнения. Значимость просьбы нужно описать так, чтобы «за душу взяло».
Подобного рода послания в большинстве случаев содержат официальную информацию, предназначенную для широкого круга получателей.
Правила написания делового письма
Излишне большой или, наоборот, слишком маленький объем. Обычно весь текст можно уместить в 1-2 страницы. Однако это не значит, что до партнера не нужно доводить всю важную информацию.
Когда адресат подготовлен, можно излагать собственно просьбу. Текст просьбы должен быть достаточно лаконичным и предельно ясным. Любую просьбу нужно обосновать, почему Вы обращаетесь именно с этой просьбой. Введите адресата в контекст Вашей проблемы. На этом этапе нужно подобрать три наиболее весомых для адресата аргумента. Лучше всего выстроить аргументы по схеме: сильный – средний – самый сильный.
Руководитель организации (и.о., заместитель), особенно органа исполнительной власти, вправе и обязан сам определять исполнителя, если письмо содержит просьбу, запрос или поручение.
Письмо-просьба оплатить за другую организацию
Например, всех сотрудников информируют о том, что состоится корпоратив и на него приглашены все работники с супругами. Иногда извещение бывает повторным, оно носит характер нарочного исправленного текста.
Практически всегда письма-подтверждения начинаются со слов «Настоящим подтверждается (подтверждаем, подтверждаю)…». Другой отличительной особенностью этого вида деловых писем является их немногословность, краткость, обусловленная конкретностью повода для написания. От встречной просьбы подтвердить что-либо в письмах-подтверждениях принято воздерживаться.
Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы.
Практически всегда письма-подтверждения начинаются со слов «Настоящим подтверждается (подтверждаем, подтверждаю)…». Другой отличительной особенностью этого вида деловых писем является их немногословность, краткость, обусловленная конкретностью повода для написания. От встречной просьбы подтвердить что-либо в письмах-подтверждениях принято воздерживаться.
Любое письмо с просьбой должно состоять из хорошо продуманного обоснования и четкого изложения просьбы.
Общая особенность языка деловых писем — это соблюдение не только этики общения. Но и употребление в письме клишированных слов и оборотов. Каждый вид деловых писем идентичен по способу составления текста и содержит стандартные речевые обороты.
Как писать письмо-просьбу на английском языке: пример
Подготовить электронное деловое письмо большого труда не составляет, требования по оформлению идентичны традиционным письмам. Единственное, у такого письма всегда должен быть заголовок (или тема письма), чтобы оно просто не затерялось в потоке документации.
В последнее время электронная почта занимает все большее место в деловой переписке. Её преимущества очевидны: оперативность, доступность и простота использования. При этом следует помнить, что электронная переписка имеет свои нюансы.
Деловое письмо должно быть составлено грамотно, без орфографических, пунктуационных и стилистических ошибок. Наличие явных и грубых ошибок отталкивает получателя, создает впечатление недальновидности, неграмотности. Вероятность партнерства после получения таких текстов резко падает.
9 советов, которые помогут написать деловое письмо
Прежде чем составить деловое письмо необходимо знать требования к структуре, стилю и его оформлению. Впечатление от грамотно составленного документа может испортить всего один недочет. Написание делового письма требует знаний по всем его реквизитам, которые будут внесены.
Кроме того, в тексте письма-дополнения следует пояснить, чем была вызвана необходимость его отправки. Допустим, так: «В связи со значительным (неожиданным) изменением стоимости комплектующих к изделию… представляющим для Вашего предприятия непосредственный интерес…».
Эти документы рекомендованы к использованию при разработке конкретных инструкций по делопроизводству в организациях и государственной, и иных форм собственности, но должны быть адаптированы к специфике их деятельности.
Почтовый адрес организации-адресата можно не указывать, если предполагается, что адрес есть у секретаря.
День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами.
Убедительно-позитивный копирайтинг позволяет дать идее объем и размах. Делает ее узнаваемой и понятной.
Как ни крути, электронные письма более функциональные и быстрые. Можно уже через несколько минут получить ответ и решить проблему. К тому же в них есть возможность отправить дополнительные файлы без лишних сложностей. Именно поэтому бумажные письма отошли на второй план и используются все реже.
К формату “деловое письмо” относится более 30 разновидностей корреспонденции – от информационных уведомлений до оферт и презентационных писем.
Автору письма целесообразно предварить изложение намерения заказать что-либо у адресата (товар, услугу и др.) объяснением мотивов своих действий. С этой целью бывает достаточно сослаться на источник информации (материалы переписки, информационное письмо или директ-мейл, рекламную информацию и т.д.).
Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров. Оферта (письмо предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки. Письмо запрос — об осуществлении сделки без указания условий сделки или вопрос по сделке.
Например, человек отправляет руководству годовой отчет, состоящий из десяти файлов. Чтобы проверяющему лицу было проще, сотрудник дополняет отправку посланием, в котором кратко зафиксирована суть каждой части отчета.
Раскрыта тема языка деловых писем. Потому что вся деловая переписка подчиняется правилам делового общения. И как следствие все деловые письма составляются в едином стиле с языком, присущим только в деловой переписке. Вы узнаете примеры фраз делового письма для его быстрого составления. Или деловой словарик с полезными фразами, который поможет вам освоить навыки составления письма.
Вообще, деловую переписку со всей ответственностью можно назвать искусством, потому что вести ее правильно, с соблюдением всех требований, нужно учиться. Ведь чаще всего мы думаем только о том, чтобы информация была изложена четко, а про то, что письмо можно считать лицом компании, забываем.
Область заголовка документов состоит из двух частей. В верхнем левом углу или посередине листа находится штамп, в котором указываются:
- название организации;
- почтовый адрес;
- ИНН, КПП;
- контактные данные;
- банковские реквизиты;
- е-mail;
- дата и номер письма;
- отметка о получении.
Настоящим направляем Вам пакет документов …», «Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера …», «Ознакомившись с информацией на Вашем сайте, я узнал, что … В связи с этим предлагаю рассмотреть свою кандидатуру …», «Прилагаемое резюме даст представление о моем опыте …», «Буду рад получить от Вас приглашение на собеседование …», «Благодарю за внимание к моей кандидатуре и надеюсь на …».
Характерной особенностью такого письма является прямое указание на то, что оно служит продолжением предыдущего послания (при этом представляется крайне желательным сослаться на конкретные признаки письма — его дату, номер и т.п.). Именно с этого и следует начинать послание, например: «Данное письмо является дополнением к…».