Понятие документа и его функции

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Понятие документа и его функции». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

ретроспективную (относящуюся к прошлому);
оперативную (текущую);
перспективную (относящуюся к будущему).

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Содержание:

Коммуникативная (документы являются средством обмена информации)

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения). В этом Госстандарте документ определялся как «средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека».

Официальным, то есть имеющим право на использование в организации, может считаться только документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

Они находят свое отражение в статистических, финансово-экономических, плановых, отчетных и некоторых информационно-справочных документах.

Документный статус имеют лишь те источники, которые изначально предназначены для хранения и передачи информации в пространстве и времени. Документы — это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.

Реквизит “название вида документа” располагают в заголовочной части документа после реквизита “наименование организации” и юридического адреса и печатают прописными буквами от границы левого поля, например, АКТ, СПРАВКА.

Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция документа состоит в том, что ее основная задача -передача информации во времени и пространстве.

Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституция, законы, указы), а также исторические источники, служащие средством свидетельствования.

Ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизованном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя, выделен ещё и третий компонент — возможность идентификации информации через реквизиты.

Культурная функция документа проявляется в том случае, когда документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции, культурного наследия.

Политическая функция документа тесно связана с социальной функцией. Документы, фиксируя и сохраняя информацию о политическом процессе, т.е. о внутренней и внешней политике государства, о деятельности политических партий, оппозиции, лидерах, выполняют свою политическую функцию.

В процессе унификации должно производиться сокращение элементов исходного множества объектов (например, видов документов, их реквизитов). Кроме этого, унификация приводит к установлению оптимального единообразия в любой области деятельности. Таким образом, унификация означает, что управленческие документы, используемые в разных сферах управления, должны оформляться единообразно.

Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

Назовем некоторые общие нормы и правила оформления документов. Все виды документов оформляются на белой бумаге или бумаге светлых тонов определенных размеров – форматах, обозначаемых буквой А. Наиболее распространенный формат А4 (машинописный лист). На нем составляются приказы, письма, договоры, протоколы. Формат А5 (половина машинописного листа) применяется для кратких документов.

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Делопроизводственные службы, как правило, работают с официальными документами, подавляющее большинство которых составляют управленческие документы. Управленческие документы создаются для реализации управленческих функций, таких как планирование, прогнозирование, финансирование, учет, контроль, снабжение и др.

Познавательная (отражает связь документированной информации с

В данном случае документ выступает как средство закрепления и передачи культурной трациции. Документ может быть представлен как культурный объект, фиксирующий информацию при помощии различных способов: письменности, кино-, фото-, фонозаписи.

Именно развитие науки приводит периодически к необходимости уточнения тех или иных терминов и определений, что, в свою очередь, становится важнейшей предпосылкой для очередных пересмотров Государственных стандартов.

На основе документов, наделнных правовой функцией, возникают определнные правоотношения – административные, трудовые.

Однако одни и те же реквизиты в одном случае могут быть необязательными, а в другом — обязательными. Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром.

Первичные (исходная информация)

В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.
Деловому общению свойственен безличный характер. Поэтому в документах ограничено употребление глаголов в форме первого и второго лица.

Существует обширная типология документов. Наиболее важным представляется выделение отдельных видов документов по выполняемым функциям и по степени подлинности.

К документам в области стандартизации, используемым на территории Российской Федерации, относятся: — национальные стандарты; — национальные военные стандарты; — межгосударственные стандарты, введенные в действие в Российской Федерации; — правила стандартизации, нормы и рекомендации в области стандартизации;…

участников правовых отношений)

Информация представлена в нем из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текст, подпись). Документ выступает одновременно и как предмет труда управленческого работника, и как его результат. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется официальным (управленческим).

Документирование может осуществляться как физическими так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать: Документ личного происхождения и официальный документ.

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т.е. количество и качество информации.

Если текст печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечетными цифрами, а обратные – четными. Наносятся номера на верхнем поле листа посередине арабскими цифрами без дополнения черточками, сокращениями типа стр., с.

В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией.

Бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Для этой задачи были изучены изменения понятия поэтапно, рассмотрено развитие документа в современных условиях, а также развивающаяся стадия перехода от бумажного документа к электронному документу. Материалы были взяты из книг и статей.

Социально-культурная (происходит закрепление культурных традиций и

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа — необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную; по жанрам; видам; носителям и проч.

Документ — материальный объект с информацией, закрепленной заданным человеком образом для ее передачи во времени и пространстве (ГОСТ 16.487-83). Документ— это обычно носитель информации или управленческого решения, затем — хранитель информации; в перспективе отдельные документы могут представлять собой научно-историческую ценность.

Юридическое лицо, являющееся коммерческой организацией, должно иметь фирменное наименование (статья 54 Гражданского кодекса РФ).

По грифу ограничения доступа (степени гласности)

В данной функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Управленческую функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса реализации решения.

Целью контрольной работы являлось накопление, закрепление и систематизация знаний о понятиях «документ».
На нее отводится десять знаков: восемь цифр и две разграничительные точки: порядковый день (две цифры), номер месяца (две цифры), год (четыре цифры). Если порядковый номер состоит из одной цифры, то перед ней обязательно ставится «0», например 02.02.2003. Допускается записывать дату в обратном порядке, как это принято во многих зарубежных странах: 2003.02.02.