Как устанавливается срок хранения документов
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как устанавливается срок хранения документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
После истечения сроков временного хранения документы подлежат уничтожению. Уничтожение документов до истечения сроков их временного хранения запрещается.
Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности документов. Сроки хранения — одно из важных основания для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения хранятся отдельно от документов, для которых установлен срок хранения до 10 лет и свыше 10 лет.
Содержание:
Как исчисляются сроки хранения
Важные указания содержались в п. 2.5 рассматриваемой редакции Перечня 2010: «Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в Перечне, проводить полистный просмотр дел. Отбор дел на хранение или уничтожение только по заголовкам в описях или на обложках дел не допускается.
Проект «Отличный секретарь — Работаем с документами правильно!» не является юридической консультацией.
Таким образом, ненужные документы постоянного хранения могут быть уничтожены после десяти лет хранения. Делать ли это с абсолютно всеми «постоянками» или выборочно, пусть уже решает сама организация. Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом № 558.
Документы, связанные с режимом ограничения доступа к документам
Апелляционной коллегии Верховного Суда РФ от 9 апреля 2015 г. N АПЛ15-114, позиция 904 настоящего Перечня признана не действующей со дня вступления в законную силу решения суда как предполагающая пятилетний срок хранения для документов по назначению и выплате денежных средств на детей, находящихся под опекой (попечительством), личных дел подопечных.
Сроки хранения исчисляются с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела законченного делопроизводством в 2000 году, исчисляется с 1 января 2001 года.
Общие сроки хранения документов закреплены в НК РФ и Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Как быть при организации длительного хранения электронных документов с учетом возможной «нестабильности» оператора?
В случае, если одни и те же виды документов в настоящем Перечне и в определенном отраслевом перечне документов или примерной номенклатуре дел имеют разные сроки хранения, то следует руководствоваться настоящим Перечнем.
Все вышеуказанные сроки являются минимальными. Конкретные сроки хранения по каждому документу содержатся в приказе Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558. При этом необходимо учитывать, что по одному и тому же документу могут действовать разные сроки хранения.
На указанный Вами адрес эл.почты отправлено письмо с инструкциями для восстановления пароля.
Если объем бумажного документооборота не позволяет хранить документы в бухгалтерии, под хранение оборудуется специальное помещение — архив. При этом оборудовать такое помещение нужно, руководствуясь Основными правилами работы архивов организаций, утвержденными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
Организация архивного хранения документов
Ранее документы (протоколы, акты, заключения) о рассмотрении и утверждении квартальных балансов и отчетов хранились 5 лет.
В зависимости от степени важности документов, какую историческую, практическую ценности они имеют, формируются сроки хранения. Более важный и значимый документ подлежит сохранению продолжительный период времени, нежели менее важный.
Документы должны приниматься на хранение в государственные, муниципальные архивы, как правило, в виде подлинников.
Особое внимание нужно уделить сведениям временного хранения, то есть таким данным, которые через некоторое время могут стать неактуальными. Они также не передаются в архив.
Срок хранения «До минования надобности» означает, что организация сама определяет срок хранения указанных документов, однако этот срок не может быть менее одного года.
Временные сроки хранения реестров, книг, журналов исчисляются с 1 января года, следующего за годом, в котором было завершено их ведение.
Как лучше организовать хранение электронных документов?
Если ликвидируется компания, не являющаяся источником комплектования гос. архива, то она сама должна сдать в государственный архив документы по личному составу. Что касается документов постоянного срока хранения, то экспертиза ценности проводится силами организации. Если какие-то документы покажутся ей достойными Архивного фонда РФ – их надо предложить государственному архиву.
Статьей 21 Перечня 2010 предписано хранить документы о выполнении распорядительных документов в течение 5 лет ЭПК.
Если организация является источником комплектования государственного (муниципального) архива, то придется соблюдать общее условие: существует организация – существуют и документы. Даже если им уже много десятков лет.
В процессе деятельности любой компании образуется много документов. Для них законодательством установлены определенные сроки хранения.
N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2008, N 20, ст. 2253), с учетом положений других федеральных законов и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, регламентирующих состав и сроки хранения отдельных видов документов.
Постоянному хранению подлежат документы об определении амортизации (Разъяснение о необходимости хранения таких документов также содержится в Письме Минфина РФ от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598.
Также документы могут храниться в электронном виде. При этом электронные документы должны быть заверены с помощью электронной цифровой подписи. Об этом говорится, в частности, в письме Минфина от 24.07.2008 № 03-02-07/1-314.
Порядок организации работы предприятий регламентирован законодательством на федеральном уровне, а значит, обязателен для исполнения на территории всего государства.
Составление и утверждение номенклатуры дел
На законодательном уровне не регламентирован перечень документации, не подлежащей передаче в архив. При решении такого вопроса следует исходить из обратного: если конкретный акт не входит в перечень бумаг, подлежащих хранению, его можно утилизировать.
Что касается иных организаций, то законодательство не содержит прямого требования о ведении номенклатуры дел в организации. Однако часть 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ обязывает организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков.
Настоящее постановление вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.
Номенклатура дел составляется на календарный год, вводится в действие с 1-го января нового календарного года и подлежит ежегодной корректировке.
По начислению заработной платы: у нас есть расчетная ведомость, лицевых счетов нет, платежных ведомостей нет, так как выплаты производили из кассы, а затем по реестрам в рамках зарплатного проекта на карты сотрудников или по заявлениям на индивидуальные карты.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел. Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.
Большинство разновидностей электронных документов, используемых на российских предприятиях, подлежат хранению в течение установленного срока — точно так же, как и бумажные документы. Базовые требования к организации такого хранения отражены в нормативных актах от Министерства культуры — и их юридическая сила распространяется на все организации. С 18 февраля 2020 года изменены сроки хранения управленческих, в том числе кадровых, документов. Сроки хранения отражены в номенклатуре дел организации. Необходимо ли ее переутверждать?
Изменились сроки хранения дел. Новая номенклатура дел?
Для правильного оформления и соблюдения порядка согласования и утверждения номенклатуры дел необходимо ориентироваться на следующие нормативные правовые акты и документы.
Структура Перечня изменилась незначительно, осталось прежним количество частей (12), не претерпели существенных изменений и их названия.
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки, переписка) о проведении документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работе, в т.ч., проверке кассы, правильности взимания налогов и др.
Электронный документооборот все чаще применяется при ведении бизнеса, а в … Отправка документов на заверение с помощью ЭЦП или на согласование при этом возможна … Обеспечивать хранение документов при условии их дублирования и распределения по разным серверам.
Срок хранения «До ликвидации организации» означает, что документы хранятся в организации до ее ликвидации, независимо от того, выступает она источником комплектования государственного или муниципального архива или нет. При ликвидации организации эти документы подлежат экспертизе ценности и возможному включению в состав Архивного фонда РФ.
При этом Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения утверждён Приказом Минкультуры РФ от 25.08.10 № 558, далее – Приказ № 558.