Инструкция по делопроизводству в органах
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкция по делопроизводству в органах». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, их составные части могут разделяться дополнительным интервалом.
Делопроизводство представляет собой одну из типовых управленческих функций, свойственных каждой управленческой структуре. Перед любой организацией независимо от ее организационно-правовой формы и масштабов деятельности стоит задача управления ресурсами, финансовыми потоками, персоналом и др.
Сегодня делопроизводство рассматривается в основном как деятельность по управлению документами. Требования к системе управления документами в Российской Федерации установлены национальным стандартом ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу [ 2 ]. Управление документами.
Содержание:
Организация действия документа
Положения Примерной инструкции распространяются на организацию работы с организационно-распорядительными документами независимо от вида носителя, включая подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения документов, организацию их текущего хранения, осуществляемые с помощью информационно-коммуникационных технологий.
Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам назначения, сферы деятельности и единых требований к их оформлению.
Такие работники на основе проведенного обследования организации, с учетом специфики ее работы, структуры, объема документооборота разработают инструкцию, соответствующую современным требованиям к этому документу[5с.32].
Реквизиты бланков документов, печатей, штампов и вывесок прокуратур и учреждений оформляются на русском языке и государственном языке республики в составе Российской Федерации.
Инструкция по делопроизводству (документационному обеспечению управления) — основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации (учреждения, предприятия, фирмы).
Типовая инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.
Утверждена инструкция по делопроизводству: приказ Росстата
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.
Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в федеральном органе исполнительной власти, должны отвечать требованиям инструкции по делопроизводству этого органа.
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется — Типовая инструкция) разработана в целях совершенствования документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов.
Делопроизводство – процесс не из самых простых. Он требует внимательности, аккуратности и знания многих важных аспектов. Большую помощь в данном процессе оказывает инструкция по делопроизводству. Что это такое и можно ли вести делопроизводство без данной инструкции, мы попробуем разобраться вместе.
Инструкция по делопроизводству
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (далее именуется — Типовая инструкция) устанавливает общие требования к функционированию служб документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в федеральных органах исполнительной власти — министерствах, службах, агентствах.
Например, образцы бланков организации, примеры заполнения документов, перечень важных сроков, связанных с теми или иными документами. То есть, в конце инструкции дается подробная «шпаргалка», помогающая сотрудникам оперативно найти актуальную информацию для работы со всеми видами документов.
При подготовке многостраничных документов (правила, положения, инструкции, регламенты, планы, программы, отчеты и другое) может оформляться титульный лист.
Главное, чтобы это была действительно работающая инструкция, а не созданная «для галочки». Правильно составленная и доведенная до каждого сотрудника инструкция по делопроизводству позволит свести к минимуму ошибки в работе, а также унифицирует процессы, чем повысит их результативность.
Реквизиты «подпись» и/или «гриф согласования» должны помещаться на одной странице с текстом документа.
Примерная инструкция по делопроизводству в государственных учреждениях утверждена Приказом Росархива от 11 апреля 2018 года №44. Документ зарегистрирован в Минюсте 17.08.2018 за номером 51922 и вступает в силу с 31 августа 2018 года. Ниже Вы можете скачать Инструкцию по ведению документации.
Организация делопроизводства в органах прокуратуры
Однако считаем важным, остановится на кратком обзоре документа, который может быть взят за основу при разработке инструкции по делопроизводству в образовательной организации.
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др.
В соответствии с ГОСТ Р 7.0.8–2013 делопроизводство предполагает прежде всего создание документов или документирование, т. е. запись информации на носителе по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах.
Утвердить и ввести в действие с 01.01.2012 Инструкцию по делопроизводству в органах и учреждениях прокуратуры Российской Федерации.
Считать утратившим силу приказ Генерального прокурора Российской Федерации от 05.06.2008 № 107 «О введении в действие Инструкции по делопроизводству в органах прокуратуры Российской Федерации и их учреждениях».
Подчеркивается, что она обеспечивает методическое руководство и контроль соблюдения порядка работы с документами в подразделениях организации. Задачи, функции, права и ответственность службы делопроизводства определяются положением о ней, которое утверждается руководителем организации.
Разработка проектов ФЕДЕРАЛЬНЫХ ЗАКОНОВ (законопроектов) осуществляется федеральными органами исполнительной власти в соответствии с принимаемыми Правительством Российской Федерации программами и планами законопроектной деятельности.
Составлением инструкции обычно занимается служба документационного обеспечения при участии архива и юридической службы. Если же в организации нет службы ДОУ, то разработкой этого документа занимается сотрудник, отвечающий за организацию работы с документами, или же для ее составления приглашаются сторонние специалисты.
Инструкция по делопроизводству (образец заполнения)
Любой документ, который призван регламентировать те или иные процессы работы, имеет определенные разделы. Как мы уже отмечали, каждая организация создает свою инструкцию, чтобы она полностью отражала именно их специфику и учитывала все аспекты работы с документами.
Кроме того, инструкция по делопроизводству может предусматривать порядок применения печати, обязательное использование которой в хозяйственных обществах в настоящее время не требуется.
Для ведения делопроизводства в крупных организациях создается специализированное структурное подразделение (канцелярия, управление делами, секретариат и др.). В небольших организациях создание службы нерентабельно, поэтому обычно вся работа с документами как административными, так и по личному составу поручается секретарю. Нередко секретарь совмещает функции канцелярии и отдела кадров.
Организационные документы – это инструктивные, методические, иные документы, не утвержденные правовыми актами.
Вы видите начало этой статьи, чтобы читать всё
На практике это понятие как собирательное употребляется применительно к организациям различных организационно-правовых форм. Основным признаком, позволяющим относить организации к категории государственных, является государственная собственность на имущество организации.
В переписке может использоваться как полное, так и официально закрепленное сокращенное наименование организации.
На расстоянии межстрочного интервала 24 пт от пометки у правой границы текстового поля печатается слово «Проект». Слова министерство, служба, агентство пишутся со строчной буквы во множественном числе и не в качестве имен собственных: «… предложить агентству рассмотреть вопрос о..».
Приказ Росархива от 11.04.2018 № 44
Руководителям структурных подразделений Правительства Ростовской области обеспечить соблюдение настоящего распоряжения.
Работники структурных подразделений несут ответственность за выполнение требований Инструкции, за сохранность находящихся у них служебных документов.
Положения Инструкции распространяются на организационно-распорядительные, информационно-справочные документы (приложение № 1), на процессуальные, финансовые и другие документы — только в части, касающейся общих принципов их подготовки и исполнения, формирования и оформления для сдачи в архив.
Заголовок отделяется от предыдущего реквизита межстрочным интервалом 36 пт и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: «О чем?» издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.
Для документации, которая содержит тайну или персональные данные, необходимо разрабатывать локальные акты, которые утверждаются руководителем организации.
Инструкция по конфиденциальному делопроизводству, Положение о защите персональных данных работников, Положение (порядок) о предоставлении служебной информации контрагентам и средствам массовой информации и другие ЛНА.