Оформление документов по госту 2018 образец
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Оформление документов по госту 2018 образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.
Содержание:
Обязательно ли применять новый ГОСТ?
Если сравнить данные приведенные в таблице, видно, что теперь в ГОСТ требования к оформлению документов 2018 сведения об авторе содержат сразу три реквизита — наименование организации (05), ее подразделения (06) и должности лица, составившего документ (07). Появился новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (14).
Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» был утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст с датой введения в действие 1 июля 2017 года.
С 01.07.2018 вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. Требования к оформлению документации, которые долгое время соблюдались в соответствии с ГОСТом Р 6.30-2003, изменились. На протяжении многих лет появлялись новшества в этой сфере, в том числе связанные с электронным документооборотом. Поэтому ГОСТы по делопроизводству 2019 пришлось менять.
Для того, чтобы выделить такие реквизиты, как адресат, заголовок к тексту или подпись, рекомендуется использовать полужирный шрифт.
И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не может превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см.
Повысить свой профессиональный уровень Вы также можете с помощью:
ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2020 отличается нумерацией реквизитов. Рассмотрим все нововведения более детально.
При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом «Адресат» в скобках указывается: «(по списку)».
Абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см. Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.
Оформление документов – по новым правилам в 2018 году
Проставляется при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утверждённый приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.
Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует их юридическую значимость как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.
КАКИЕ ДОКУМЕНТЫ СЛЕДУЕТ ОФОРМЛЯТЬ ПО НОВОМУ ГОСТ?
Новый стандарт проще применять при электронном документообороте (согласовать документ можно в электронном виде).
Новый ГОСТ называется «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации указываются в дательном падеже наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, и фамилия, инициалы должностного лица.
Новый ГОСТ называется «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.
При этом если документ оформлен не на бланке, то в наименование должности включается наименование организации.
Герб следует размещать в центре верхнего поля бланка документа. Он должен располагаться выше реквизитов фирмы, подготовившей данный документ.
При размещении эмблемы организации ее располагают в середине верхнего поля выше реквизитов составителя бумаги.
Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина. Также новым ГОСТом Р 7.0.97-2016 определен порядок оформления при рассылке нескольким адресатам.
Руководство организации может придать юридическую значимость ГОСТу Р 7.0.97-2016, добавив его положения в локальные нормативные акты. В первую очередь они включаются в Инструкцию по делопроизводству.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12, 15, 17.
Требования нового ГОСТ по делопроизводству 2018 должны были начать действовать еще год назад. Делопроизводители провели большую подготовительную работу и уже знакомы с новшествами. О различиях между старым и новым ГОСТ по делопроизводству читайте в статье. Изначально его планировалось ввести в действие 08.12.2016. Однако Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил это на полтора года. Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме. Хотя и является добровольным к исполнению.
В ГОСТе определены правила оформления и состав реквизитов документов, в том числе в электронном виде; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов и подготовки копий кадровых документов.
По новому ГОСТу, если документ скопирован для внутреннего пользования, то заверять его можно, как и прежде. Стоит указать слово «Верно», сведения о том, кто заверил копию (его должность, подпись и её расшифровку), а строчкой ниже — дату заверки.
Оформление документов по госту 2018 образец
Помимо прочего, ГОСТ меняет порядок заверения копий документов. Главное изменение — на копии нужно прописывать, где хранится подлинник.
В стандарте приведен максимально возможный перечень реквизитов для каждого вида бланков документов. Чтобы определить состав реквизитов при разработке бланков документов, на практике следует, руководствоваться учредительными документами и ЛНА.
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.
Пункт 52 ГОСТа Р 7.0.8.-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело.
Также оговорено, что в организациях, применяющих системы электронного документооборота, согласование может проводиться в электронной форме.
Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации и локальных нормативных правовых актов включает реквизиты 01 (02 или 03), 05, 09, 13 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 10, 11, 16, 17.
Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см. Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.
Состав видов бланков не изменился. Однако появилось положение о том, что перечень видов бланков, применяемых в организации, должен быть закреплен в локальном нормативном акте (ЛНА) организации. Это может быть инструкция по делопроизводству организации или приказ руководителя, которым одновременно утверждаются виды применяемых бланков и их образцы (макеты).
Как по ГОСТу заверять копии?
В связи с вступлением в силу нового ГОСТ организации не обязаны вносить изменения в бланки документов, если в этом нет необходимости.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.
Как заполняются и как располагаются на бланке документа эти реквизиты, определяет ГОСТ делопроизводство 2018 года.
Поэтому локальными нормативными актами предприятий предусматривалось применение единого стандарта оформления документов.
ГОСТ Р 7.0.97-2016 содержит правила оформления деловой документации. В него включены положения, касающиеся порядка ведения электронного документооборота. Данный нормативный акт дополнен приложениями, в которых демонстрируется размещение реквизитов документов и содержатся образцы бланков документов.
Однако реквизит 03 может также размещаться и на одном уровне с реквизитом «Наименование организации – автора документа» (Пример 5).
Текст документа следует выравнивать по ширине листа (по границам левого и правого полей документа). Длина самой длинной строки при угловом расположении реквизитов (то есть в верхнем углу страницы) — не более 7,5 см. Если текст печатается продольным способом, то длина самой длинной строки не должна превышать 12 см. Абзацный отступ текста составляет 1,25 см.