Как заверить сшив копий документов

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить сшив копий документов». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Если же в нормативном акте речь идет просто о заверении, то требовать от вас похода к нотариусу нельзя. Такой вывод следует из п. 2 Указа Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее — Указ № 9779-Х).

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами… На самом деле, в большинстве случаев нет четких требований государства к проколам, ниткам и т.д.

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях.
На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов. Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.
На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано {amp}lt;количество листов цифрами{amp}gt;(количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

Содержание:

Разбираемся с терминологией

Налоговая система РФ включает:

Все уровни установления налоговых платежей — федеральный, региональный и местный.
Все виды налоговых платежей — налоги (НДС, транспортный, подоходный и др.), страховые платежи и сборы.
Принципы, лежащие в основании установления налогообложения — обязательность к выполнению, всеохватывающий характер, стабильность и т.д.
Нормативно-правовые акты, которые устанавливают круг налогоплательщиков и объектов обложения — законы, постановления и распоряжения, издаваемые органами исполнительной ветви власти, решения, принимаемые местными советами и пр.
Государственные органы и учреждения, принимающие участие в отправлении налоговых платежей — Министерство финансов, ФНС (на всех уровнях), органы местного управления, уполномоченные принимать подзаконные акты с закреплением в них обложения налоговыми платежами определенных родов деятельности и объектов собственности и пр.
Субъекты, на которых возложена обязанность выплаты налогов, сборов и страховых платежей — физические лица, юридические лица, предприниматели.
Объекты, которые являются предметами налогообложения — человек, деньги, земельные меры.
Способы установления представленных платежей — пропорционально, в процентном соотношении и т. п.
Льготы, предоставляемые налогоплательщикам — например, льготный период, предоставляемый гражданам, занимающимся сельским хозяйством, для начала ведения собственного хозяйства, который не облагается налогом с нулевой ставкой — от одного года.
Средства, из которых субъекты производят вычет обязательных сумм — например, доходы, заработная плата.
Перспективы будущего развития.

В этом случае начинаем сшивать документ с тыльной стороны документа со среднего прокола, оставляя часть нитки (не менее 7 см).

С 01.07.2020 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». И новый, и старый ГОСТы — это рекомендованные стандарты. Применять их не обязательно. Но лучше использовать стандартные правила. Они понятны всем — и тем, кто выдает документ, и тем, кто получает.

В современной жизни каждый человек когда-либо сталкивался с необходимостью заверки копии паспорта или пенсионного страхового свидетельства. Именно поэтому услуги нотариусов являются высоко востребованными среди населения. Аккуратно прошитая, заверенная копия дает большую гарантию в решении любых юридических вопросов.

То есть пока не было прописано, можно было «додумывать», но с выпуском соответствующего письма уже появляется новое правило.

В ходе налоговых проверок инспекторы могут истребовать у компании документы, необходимые для проведения налогового контроля (п. 1 ст. 93 НК РФ). Такие документы должны представляться в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 НК РФ). А вот о правилах заверения копий документов в Налоговом кодексе ничего не говорится.

Пенсионный фонд бумажные копии документов не принимает. Такое разъяснение нам дали чиновники. Компании обращаются с оригиналами, а сотрудники фонда самостоятельно снимают копии. В случае если представитель компании не может лично представить документы, их копии отправляют по почте. Но прежде заверяют у нотариуса.

Простого предъявления в налоговый орган копий недостаточно. Чтобы инспектор принял пакет с документаций, она должна быть оформлена надлежащим образом, иметь сопроводительный лист и заверение подлинности предоставленных копий.

Порядок заверения копий документов установлен в п. 3.26 Государственного стандарта РФ ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст.
Итак, для заверения нужно проставить на копии документа следующие реквизитыч. 4 п. 1 Указа № 9779-X; п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003; Постановления ФАС ВСО от 22.04.2011 № А10-2449/2010; ФАС ПО от 05.09.2006 № А65-8702/2005-СГ3-33.

К сожалению, и суды разделяют эту точку зрения. Примером может служить постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № А41-18214/08 (Определением ВАС РФ от 17.02.2010 № ВАС-946/10 отказано в передаче дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора). В этом деле была рассмотрена следующая ситуация. Инспекция выставила организации требование о представлении документов.

Как правильно заверять копии документов: копия верна, образец

Объединять в одну подшивку разные документы и заверять ее в целом не стоит (письма Минфина России от 30 ноября 2010 г. № 03-02-07/1-549 и ФНС России от 2 октября 2012 г. № АС-4-2/16459). Но если вы все-таки сдали в инспекцию такие сшивы, то оснований для штрафа нет. Налоговики вправе штрафовать только за то, что компания вообще не принесла документы или передала их с опозданием.

Довольно часто пропускают первый пункт. Но эта отметка особенно важна в случаях, когда дубликат предоставляется в федеральные органы. Они требуют наличия такой информации, поэтому в обязательном порядке нужно включать такие данные в процессе юридического оформления.

Более современный документ в этой сфере — Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст (далее — ГОСТ Р 6.30-2003), но он носит рекомендательный характерп. 1 ГОСТ Р 6.30-2003.

Лучше соблюдать требования Указа № 9779-Х и ГОСТ Р 6.30-2003 одновременно. Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Не существует определенных регламентов, определяющих как правильно прошивать документы. Существуют только рекомендации по сшиву документов, утвержденные Приказом Росархива от 23.12.2009 N 76 и из ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело».

Для того, чтобы сшить документы или один многолистовой документ, потребуется шило, иголка, нитки, канцелярский клей и чистый лист бумаги.

При подозрении нарушения налогового законодательства инспектор может потребовать предоставить копии необходимых для проверки документов.

Приказом Росстандарта от 08. 12. 2016 г. № 2004-ст введен в действие ГОСТ Р 7. 0. 97-2016. «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация.

В любой организации, работающей с большим количеством документов, порядок ценится превыше всего. Прошивка документов на первый взгляд не кажется слишком сложным процессом. Тем не менее, многие люди не могут правильно прошить документ без определенной сноровки.

Заверение документов с 01 июля 2020 года образец

Нумерация документов так же является важным фактором при заверении, так как количество страниц должно быть указано в заверяющей надписи на последней странице документа. Обычно нумерация на документах проставляется в правом верхнем углу листа арабскими цифрами.

Важно! Делопроизводитель должен помнить об аккуратности и качестве сшивания. Иначе при расформировании документов или при их пропаже, вся ответственность ляжет на его плечи.

Также финансисты порекомендовали представлять истребуемые документы с сопроводительным письмом и описью представляемых документов. Это позволит предотвратить повторное истребование налоговыми органами документов.

Первый вариант предусматривает использование нотариальных услуг. Например, для того чтобы предоставить документы для некоторых регистрационных дел по доверенности, предусматривается заверение копии именно таким должностным лицом.

Как сейчас заверять копии для налоговиков, фондов и работников

Юридические лица могут самостоятельно проставить соответствующие отметки на дубликатах. Для этого прежде всего необходимо знать форму и порядок надписей, которые в обязательном порядке должны присутствовать. Право заверять копии документов в таком случае имеют работники компании, которые занимают руководящие должности и к их обязанностям относятся такие действия.

При этом бухгалтер нередко сталкивается с требованием заверить копии «в установленном порядке», «должным образом» или просто «надлежаще». Что же оно означает?

По-разному заверяйте копии для работников, налоговиков и фондов. Например, оформлять копии приказов для сотрудников можете по правилам из нового ГОСТа. Смотрите варианты заверительных надписей для разных случаев.

Они совсем не противоречат друг другу, скорее дополняют (мы подтвердим это в таблице, приведенной ниже).

Как заверять сшитые документы копия верна

Прежде всего стоит пронумеровать каждую страницу, из которой состоит копия. При этом не имеет значения, где именно будут стоять цифровые обозначения. Главное, чтобы они соответствовали оригиналу.

Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Ст. 62 ТК РФ говорит, что выдать работнику документы (их копии), связанные с работой, работодатель должен в течение трех рабочих дней со дня получения от него соответствующего заявления. Копии должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

Прошиваются ли копии документов

При желании вы можете заверить у нотариуса копию любого документа и при отсутствии требования в законе. К примеру, если вы хотите повысить доверие к копии и исключить малейшие сомнения в ее надежности.

Понятие налоговой системы на законном уровне закрепления не получило, однако переоценить ее значимость для государственного устройства очень сложно.

Некоторые заверяющие надписи подразумевают необходимость указания информации о том, где в данный момент находится оригинал документа.

Как заверять документы с 1 июля 2020 боразец

Рассмотрим, как правильно оформить заверение копии документа, чтобы потом не пришлось заново обращаться в отдел кадров, а также выясним, какие реквизиты, печати должны быть обязательно проставлены в трудовой.

Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать.

Обычно сшиванию подлежат те документы, которые сдаются в архивы, отправляются на проверки или имеют некую ценность для их владельца.

Документы, которые необходимо обязательно сшивать:

архивные;
бухгалтерские;
кадровые;
на проверку.