Инструкции по порядку ведения архива
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Инструкции по порядку ведения архива». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
К критериям происхождения относятся: роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций, значение физического лица в жизни общества, время и место образования документа.
Экспертиза ценности документов в архиве организации проводится в целях отбора документов, отнесенных к составу НАФ, подготовки их к передаче на постоянное хранение в соответствующий государственный архив, Архив Президента Республики Казахстан, определения сроков хранения документов, не отнесенных к составу НАФ, и выделения к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.
Содержание:
Приложение 1 к п. 2.4.1
ЦЭК (ЭК) проводит заседания в соответствии с планом работы и по мере необходимости. Заседания ЦЭК (ЭК) протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.
При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел учащихся учреждений образования.
В задании на проектирование объектов жилищно-гражданского строительства, в общем случае, содержатся необходимые исходные данные об особых условиях строительства (сейсмичность, вечная мерзлота, горные выработки, группа просадочности и т.п.).
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
ЦЭК (ЭК) является совещательным органом и действует на основании положения, утверждаемого руководителем организации.
В зависимости от объема документов архив создается как самостоятельное структурное подразделение организации или подразделение в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжении и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования.
Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации. Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».
В Положении желательно отразить такие пункты, как общие положения работы архива, состав документов архива, функции и основные задачи, права архива и ответственность лиц, возглавляющих архив организации.
8. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ДОКУМЕНТОВ АРХИВА
В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.
Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».
Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений.
Правила не распространяются на документы, работа с которыми регламентируется Законом Российской Федерации от 21 июля 1993 г. N 5485-1 «О государственной тайне» и Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября 1995 г. N 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне».
Все документы, представленные в каталоге, не являются их официальным изданием и предназначены исключительно для ознакомительных целей. Электронные копии этих документов могут распространяться без всяких ограничений.
Самым главным законодательным актом, который регулирует все движение архивных документов, является Федеральный закон «Об архивном деле».
В состав технорабочего проекта входит весь комплект проектных материалов, входящих в стадию «рабочие чертежи», иллюстративный материал и проект организации строительства.
Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт.
В состав технорабочего проекта входят только рабочие чертежи и данные, которых нет в типовых и повторно применяемых экономичных индивидуальных проектах (пояснительная записка с технико-экономическими показателями и др. данными, схема генерального плана, перечень типовых и повторно применяемых экономичных проектов, изменения и дополнения в связи с привязкой их к местным условиям и сводная смета).
Сотрудники испытательных лабораторий, имеющие специальную подготовку по вопросам качества (ответственные или управляющие по качеству), как правило, сильно загружены основными обязанностями, поэтому не имеют времени для разработки собственной системы управления документацией.
Главной задачей было создать такую систему управления документацией, в которую любой документ по качеству «автоматически» включается и затем «обречен» не выпадать из нее и подвергаться только утвержденным процедурам в соответствии с требованиями стандарта. Кроме того, процедуры системы должны быть простыми и удобными как для работы, так и для контроля их выполнения.
Архив организации принимает дела, документы постоянного, временного срока хранения и по личному составу, образовавшиеся в процессе деятельности организации. При реорганизации организации документы передаются в упорядоченном виде правопреемникам.
На современном этапе практически каждая организация сталкивается с проблемой хранения документов.
При создании архива организации необходимо пересмотреть штатное расписание, внеся в него должности, которые будут занимать работники архива.
Все виды работ с архивными документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения. Для искусственного освещения применяются лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью.
Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации <*>.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе «Примечания» со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
Экспертиза ценности документов — это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение.
2. ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ
В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов.
Именно в номенклатуре намечается группировка исполненных документов в дела, систематизация дел, индексация и сроки хранения дел. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в ведомственном архиве используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Крупнейшая бесплатная информационно-справочная система онлайн доступа к полному собранию технических нормативно-правовых актов РФ.
Дела временного хранения со сроками хранения до 10 лет передаче в архив организации, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.
Основные правила работы архивов организаций являются нормативно-методическим документом, определяющим их деятельность.
Регистрацию всех документов, хранение, выдачу в работу, внесение изменений выполняет только сотрудник, которому поручена эта работа — менеджер по архиву. Эта нагрузка является дополнительной к основной работе эксперта и указана в приложении к его должностной инструкции. В нашем архиве хранятся не только утратившие силу документы, но и все оригиналы действующих документов.
Приложение 8 к п. 3.4.6
Инструкция по составлению проектов и смет по промышленному и жилищно-гражданскому строительству. М., 1956.
Для эффективной работы с документами необходима инструкция по делопроизводству. К сожалению, не в каждой организации они есть. В ней должны быть установлены правила работы со всеми документами предприятия — правила оформления, единообразие. Бывает так, что в одной организации реквизиты на бланках в разных местах, сами бланки разные. И работать неудобно, и найти ничего потом нельзя.
Правила определяют порядок приема, хранения, учета и использования документов Национального архивного фонда (далее – НАФ) и других архивных документов ведомственными и частными архивами (далее – архив организации).