Формирование и оформление дел в делопроизводстве
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Формирование и оформление дел в делопроизводстве». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Номенклатура дел составляется для обеспечения оптимального распределения документов и формирования дел, и, в конечном счете – для обеспечения эффективного поиска документов в процессе повседневной работы с ними.
Перечень регламентирует работу центральных и ведомственных архивов, а также архивов организаций. Перечень предназначен в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение типовых управленческих документов, то есть общих для всех или большинства организаций.
Приложение 1), локального нормативного документа, предназначенного для организации хранения документов, учета дел, заведенных в каждом календарном году, установления сроков их хранения.
Содержание:
Документооборот. Требования к оформлению документации
В них регламентирована технология сохранности документов. В этот нормативный документ включены требования к номенклатурам дел, включая порядок их составления, согласования, утверждения, использования и хранения.
Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию. Данный принцип личной ответственности обеспечил приоритет принципа единоначалия при принятии решений в министерствах. При министре «…для рассмотрения дел, требующих по важности их общего соображения…» создавался коллегиальный орган — Совет министра, в который по должности входили директора департаментов.
Номенклатура дел структурного подразделения составляется не позднее 15 ноября текущего года службой ДОУ или ответственным за делопроизводство сотрудником подразделения, согласовывается с архивом и экспертной комиссией, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ организации.
Единые требования к формированию и оформлению дел изложены в Государственной системе документального обеспечения управления (ГСДОУ), которая утверждена приказом Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33. Эта система издана еще в советские времена, но, тем не менее, действует до сих пор.
В общее присутствие департамента также могли приглашаться представители промышленности, науки, искусства.
Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.
При написании данной курсовой работы мною была рассмотрена процедура оформления, формирования и хранения дел. Я пришла к выводу, что при правильном формировании дел и оформлении сопровождающих их документов обеспечивается быстрый поиск документов, также обеспечивается сохранность документов, учет количества дел.
Сводная номенклатура дел должна предусматривать заголовки для всех документов, образующихся в деятельности организации. Не включаются в номенклатуру дел заголовки печатных изданий (тарифы, справочники и т. п.). Заголовки дел по не разрешенным в течение данного года вопросам считаются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом.
К выписке из номенклатуры дел организации для данного структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись по форме, указанной в приложении 2, и делается отметка о передаче итоговых сведений в службу ДОУ организации.
Исполнительное делопроизводство
Основными структурными подразделениями министерств были департаменты, возглавлявшиеся директорами, имевшими секретарей для выполнения поручений директора и координации от его имени работы отделений.
Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.
В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.
Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10-ти лет) и дела по личному составу.
В небольших организациях, у которых нет структурного деления, составляется одна номенклатура. Как правило, ее составляет секретарь-референт. Сводную номенклатуру большой организации составляет делопроизводственная служба. Далее приведена форма номенклатуры дел для сдачи документов на негосударственное хранение.
Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения.
В организации любой организационно-правовой формы собственности без правильной постановки делопроизводства, знания его нормативно-методической базы, невозможно справиться с потоком документов, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.
Документы в электронном виде формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела индексируются в порядке, установленном в отношении дел, составленных из документов на бумажном носителе.
При алфавитнойсистематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях».
В состав архивного фонда отбираются только те поручения, головным (ответственным) исполнителем которых является Минтруд России.
Особенности формирования личного дела
Письма Минтруда России о направлении в Правительство Российской Федерации документов других организаций (заключений, отзывов и др.) остаются в составе фонда, если там излагается содержательная позиция Министерства; письма, которые носят только сопроводительный характер (например, «направляем заключение Минэкономразвития России…»), к постоянному хранению не относятся.
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно — методическими документами Федеральной архивной службы России.
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. — Введ.01.01.99. — М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. — III, 7 с.
Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и формируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.
«Формирование и хранение дел в делопроизводстве»
Переписка с министерствами, ведомствами, организациями, а также переписка по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подшивается в дела по датам подготовки ответов, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Министерство возглавлял министр («главный директор или главноуправляющий»), который имел «товарища министра» — заместителя. Оба руководителя назначались императором и были ответственны только перед ним.
Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений.
Исполнительное делопроизводство: виды документов и инструкция
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи дела, листа-заверителя дела и распорядительных листов между комплектами документов по экспертизе объектов, нумеруются валовой нумерацией арабскими цифрами в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитным карандашом.
Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность поиска документов; надежность документационного обслуживания управления; сохранность документов.
Работа по формированию дел состоит из следующих операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.
Сложенный лист (формата АЗ, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
Другие рефераты на тему «Бухгалтерский учет и аудит»:
Дела формируются в организациях при централизованном ведении делопроизводства — службой ДОУ организации, при децентрализованном — как структурными подразделениями (лицами, ответственными за ДОУ), так и службой ДОУ организации.
Таким образом, проведение экспертизы ценности поручений и документов по их выполнению представляется необходимым и обязательным этапом работ по качественному формированию архивного фонда организации, передающей документы на постоянное хранение в государственные архивы.
Формирование и хранение дел в делопроизводстве. Формирование дел
Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.
Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно.
Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с использованием информации, подготовкой и принятием решений, не обходится без процесса создания, оформления, исполнения документов и их хранения.