Срок хранения первичной бухгалтерской документации
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения первичной бухгалтерской документации». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Рассмотрим сроки хранения другой документации:
- Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
- Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
- Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
- Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
- Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
- Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
- Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
- Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.
Каков срок хранения бухгалтерских и налоговых документов по общему правилу? Для каких документов он удлинен? С какого момента его следует исчислять? Как трактовать примечание к ст. 362 Перечня типовых архивных документов 2010 г., посвященной первичным учетным документам, в которой 5-летний срок хранения увязывается с некой проверкой (ревизией)?
Все началось с, казалось бы, простого вопроса, направленного в редакцию. Читателя заинтересовало примечание к ст. 362 в Перечне типовых архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558, далее — Перечень).
Содержание:
Каковы правила и сроки хранения бухгалтерских документов в компании
Не стоит путать сроки хранения первичных документов со сроками хранения документов налогового учета.
Например, накладная составлена 24.08.2017. По правилам минимальный срок хранения равен пяти годам. Значит, такую накладную нельзя уничтожить ранее 01.01.2023.
Сроки хранения для конкретных видов документов определены в соответствующих таблицах Перечня № 578/5. Следует обратить внимание на пояснения и пометки, сопровождающие установленные сроки. Пометка «Пока не исчезнет необходимость» означает, что документы имеют только продолжительное практическое значение.
Выдача первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов из бухгалтерии, а также из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений может осуществляться только по решению главного бухгалтера.
Данная обязанность возложена на них ст. 17 Закона о бухгалтерском учете. Причем срок хранения документов следует искать в Перечне, но в любом случае он не может быть меньше 5 лет. Исчисление срока ведется с 1 января года, следующего за годом, в котором составлен документ (п. 2 ст. 17 Закона о бухгалтерском учете).
Ответ на данный вопрос не так прост и однозначен, как может показаться. Дело в том, что обязанность хранить документы, которые образуются в процессе деятельности организаций, возложена на них разными нормативными правовыми актами. Во избежание неприятностей с контролирующими органами их необходимо рассматривать в совокупности, а не как отдельные документы.
Документы могут быть потеряны либо из-за стихийного бедствия, либо в результате действий третьих лиц или собственных сотрудников. Но в любом случае потребуется подтверждение факта утраты соответствующими органами. Это могут быть правоохранительные структуры (если документы похищены), или органы пожарного надзора (если документы сгорели), и т.д.
Причем экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.
Храните электронные документы в Диадоке — это безопаснее, чем на личном компьютере. Все документы хранятся в нескольких экземплярах на разных серверах, что делает невозможным потерю информации. Оцените возможности Диадока бесплатно по акции «Безлимит на 2 месяца».
Если это необходимо, то для участия в расследовании могут быть приглашены представители охранной компании, пожарной или следственной структуры. Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени.
Так, в Правилах указано, что документы, предназначенные для постоянного хранения, должны содержаться в архиве, который может быть самостоятельным структурным подразделением организации или быть подразделением в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) (п. 1.1.2 Правил).
Сроки хранения бухгалтерских документов в организации 2020
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков их хранения утвержден приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.
Любая организация независимо от видов своей деятельности, объемов производства, численности штата неизбежно сталкивается с требованием законодательства о документальном оформлении финансово-хозяйственных операций, трудовых отношений.
Срок хранения документации может быть продлен в следующих случаях:
- Выявление отрицательного финансового результата. При этом бумаги нужно хранить на протяжении всего времени списания, а также 4 года после этого периода.
- Контрагент или партнер не перевел средства за оказанные услуги, из-за чего образовалась задолженность. К примеру, продлевать срок хранения бухгалтерских документов нужно в том случае, если контрагент не заплатил денег, не выходит на связь, однако нет данных о его ликвидации.
Законодательство устанавливает определенные требования к составу, форме документов, которыми оформляется производственный процесс, а также требования к срокам и порядку хранения, уничтожения данных документов.
Выбор конкретного метода зависит от финансовых возможностей предприятия и нюансов ведения документооборота.
Многие кадровые документы содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность — лично руководитель. За нарушение правил хранения документации предусмотрена административная ответственность по статье 13.20 КоАП РФ.
Например, исчисление срока хранения документов, завершенных делопроизводством в 2012 г., начинается с 01.01.2013 г. Если срок хранения такого документа составляет три года, то он заканчивается 01.01.2016 г.
Хранить электронные документы можно по-разному, задача главбуха — обеспечить их сохранность и читаемость даже спустя годы.
Положением № 88 конкретизированы требования к предприятиям относительно обеспечения сохранности первичных документов и учетных регистров.
Сроки хранения бухгалтерских документов в организации определены законом о бухучете и специальным перечнем.
Особенности отдельных документов
Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.
Документы, подтверждающие исчисление и уплату сумм страховых взносов во внебюджетные фонды, должны храниться в течение 6 лет (п. 6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ).
Процедура уничтожения документов, не составляющих архивный фонд организации, ни в законах, ни в иных нормативно-правовых актах не урегулирована. Поэтому организация вправе сама разработать и утвердить порядок уничтожения документов.
Порядок хранения бухгалтерских документов в организации также изложен в разделе 6 Положения, которым определены особенности хранения отдельных видов документов.
Перед уничтожением документов следует провести их экспертизу. Для этого в организации приказом руководителя создают комиссию из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее трех человек.
Выделенные к уничтожению документы можно передать на утилизацию или сдать в пункты приема макулатуры. В этом случае при передаче документов оформляется накладная, где указываются дата, вес и количество передаваемой бумаги.
Для подтверждения своих финансовых результатов и отчетности организации хранят первичные учетные документы.
Данные документы могут быть затребованы при проверках. Они могут понадобиться при взаимодействии с различными официальными органами.
Ответственность за нарушения правил хранения документов
Так, в НК РФ установлен предельный четырехлетний срок хранения документов бухгалтерского и налогового учета, которые необходимы для исчисления и уплаты налогов. Данный срок в соответствии с пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ распространяется и на документы, подтверждающие получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов.
Каждая группа документов (кроме подлежащих уничтожению) подшивается в дела не более 250 листов и толщиной не более 4 см.
Налоговая инспекция может связать отсутствие документов с занижением налогооблагаемой базы. Тогда сумма штрафа составит 20 процентов от суммы неуплаченного обязательного платежа, но не менее 40 000 рублей.
Она проводится специальной экспертной комиссией, которая создается на предприятиях всех форм собственности. Комиссия организует и проводит экспертизу ценности документов, подготовку их к передаче в архив или уничтожению.
Существуют определенные сроки, в течение которых нужно хранить бумаги. Они устанавливаются соответствующими законами РФ.
Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Данная часть законодательного акта гласит, что хранить первичку нужно минимум пять лет.
Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.
При сдаче электронных документов на хранение в госархив носитель электронных документов передается в сопровождении программных средств, позволяющих их воспроизвести. Данным Перечнем установлены конкретные виды документов бухгалтерского учета и отчетности с указанием сроков их хранения.